nützliche Artikel

Wie Sie Microsoft Office Word beherrschen

Microsoft Word ist mit Abstand das größte und beliebteste Textverarbeitungsprogramm auf dem Markt, bietet jedoch weit mehr als nur die Bearbeitung von Text- und TPS-Berichten. Wenn Sie sich gesagt haben, dass Sie endlich die Vor- und Nachteile von Word kennenlernen werden, sollten Sie jetzt lernen, wie Sie Stile bearbeiten, ein Inhaltsverzeichnis hinzufügen und vieles mehr.

Schneller Einstieg in Word

Von allen Microsoft Office-Programmen ist Microsoft Word aus Sicht der Benutzeroberfläche wahrscheinlich das einfachste. Wenn Sie in Ihrem Leben schon einmal ein Textverarbeitungsprogramm verwendet haben, erkennen Sie die Menüs zum Öffnen und Erstellen von Dateien in der oberen linken Ecke. Das größere Menü am oberen Rand des Dokuments, das Microsoft als „Multifunktionsleiste“ bezeichnet, enthält alle erforderlichen Formatierungswerkzeuge sowie einige Kontextbefehle, die sich je nach aktivierter Registerkarte ändern.

Bei dieser Serie wird davon ausgegangen, dass Sie die Grundlagen kennen. Wenn Sie jedoch eine Auffrischung wünschen, werden Sie in der Microsoft-Kurzanleitung für Word durch die Grundlagen geführt.

Ausführen der häufigsten und wichtigsten Aufgaben in Microsoft Word

Natürlich sind die Bedürfnisse aller ein wenig unterschiedlich, aber angesichts der Tatsache, dass die meisten Menschen Office in einer Büroumgebung verwenden, können wir wetten, dass Sie beispielsweise Stile bearbeiten, zwei Dokumente vergleichen, ein Inhaltsverzeichnis erstellen und vieles mehr müssen Lassen Sie uns fortfahren und einige dieser allgemeinen Aufgaben abdecken.

Anwenden und Bearbeiten von Stilen

Ein Stil in Word ist eine voreingestellte Formatierung für Ihr Dokument. Dies ist, was das Dokument, so dass es die Schriftart, Schriftgröße, Absatzstil und so weiter enthält. Durch das Erstellen oder Ändern eines Stils kann das Erscheinungsbild eines Dokuments auf einmal geändert werden, sodass Sie nicht einzelne Abschnitte markieren und bestimmte Änderungen vornehmen müssen. Sie können beispielsweise einen universellen Überschriftenstil festlegen oder das Aussehen der Standardliste mit Aufzählungszeichen ändern.

Wenn Sie beispielsweise an einem Buch arbeiten, erhalten Sie möglicherweise eine Liste mit Stilrichtlinien von einem Verlag. Oder wenn Sie an wöchentlichen In- terbüro-Memos arbeiten, können Sie mit einem Stil auf einfache Weise eine Formatrichtlinie erstellen, sodass jedes von Ihnen erstellte Dokument jedes Mal gleich aussieht. Außerdem haben Sie die Flexibilität, die Formatvorlagen jederzeit zu ändern. Wenn also eine Abteilung ihre Memos auf eine Weise mag, Ihr Vorgesetzter jedoch eine andere Formatvorlage bevorzugt, müssen Sie nicht jedes Mal eine Reihe von Formatierungen ändern, wenn Sie ein neues Dokument öffnen.

Stellen Sie zum Anwenden eines Stils sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte Start befinden, wählen Sie einen Textblock in einem Dokument aus, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Menüband auf das Menü Stil. Wenn Sie beispielsweise eine Überschrift in der Mitte eines Textblocks erstellen möchten, wählen Sie den gewünschten Text als Überschrift aus und klicken dann auf Formatvorlagen> Überschrift 1. So einfach ist das.

Es ist auch ziemlich einfach, eigene Stile zu erstellen. Dies ist nützlich, wenn Sie regelmäßig etwas schreiben, z. B. einen Newsletter oder ein Buch, und bestimmte Regeln möchten, die Sie problemlos auf ein Dokument als Ganzes anwenden können. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise die Schriftgröße der Standardüberschriftenoption oder die Funktionsweise beim Erstellen einer Liste ändern. So geht's:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Stilfenster.
  2. Klicken Sie auf Neuer Stil oder wählen Sie den Stil aus, den Sie bearbeiten möchten.
  3. Sie erhalten ein Popup-Fenster, in dem Sie eine Reihe von Parametern bearbeiten können, darunter Typ, Basis und Formatierung. Klicken Sie sich durch die Optionen, die Sie ändern möchten.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was jeder Begriff bedeutet, machen Sie sich keine Sorgen, es ist ziemlich einfach. Absatzstile bestimmen das Aussehen des Texts auf Absatzebene. Wenn Sie diesen Stil anwenden, wird der gesamte Absatz geändert. Zeichenstile bestimmen das Aussehen auf Zeichenebene, sodass Sie ein Wort hervorheben können. Tabellenstile ändern das Erscheinungsbild von Tabellen, z. B. die Kopfzeile oder die Funktionsweise der Rasterlinien. Schließlich ändern Listenstile das Erscheinungsbild einer Liste, z. B. Listen mit Aufzählungszeichen oder ein Nummernschema.

Hinzufügen eines Inhaltsverzeichnisses zum Anfang eines Dokuments

Wenn Sie mit einem großen Dokument arbeiten, fügt ein Inhaltsverzeichnis eine schnelle Navigation hinzu. Zum Glück ist das Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses in Word einfach und es wird automatisch aktualisiert, wenn Sie dem Dokument weitere hinzufügen.

Der automatische Inhaltsverzeichnis-Generator von Word übernimmt jede Überschrift, die Sie einem Dokument hinzufügen, und erstellt darauf basierend das Inhaltsverzeichnis. Wenn Sie ein Inhaltsverzeichnis erstellen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie jeden Ihrer Abschnittsüberschriften mit einer Überschrift versehen.

  1. Klicken Sie auf einen leeren Absatz, in den Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen möchten.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Verweise.
  3. Klicken Sie auf Inhaltsverzeichnis und wählen Sie das gewünschte Erscheinungsbild aus.

Das ist es. Word aktualisiert dieses Inhaltsverzeichnis automatisch, wenn Sie eine Kopfzeile hinzufügen oder ändern.

Vergleichen und Zusammenführen von zwei Dokumenten

Wenn Sie zwei Versionen eines Dokuments haben, sei es, weil jemand seine eigene Kopie bearbeitet hat, ein Cloud-Backup fehlgeschlagen ist oder wenn Sie nur versuchen, herauszufinden, was sich genau zwischen zwei Versionen derselben Sache geändert hat, müssen Sie um die Funktionen "Vergleichen" und "Kombinieren" zu verwenden.

Wenn Sie nur sehen möchten, welche Änderungen zwischen zwei Dokumenten bestehen, können Sie diese vergleichen. So vergleichen Sie zwei Dokumente:

  1. Öffnen Sie eines der beiden Dokumente, die Sie vergleichen möchten.
  2. Klicken Sie auf Extras> Änderungen verfolgen> Dokumente vergleichen.
  3. Wählen Sie Ihr Originaldokument und die überarbeiteten Dokumentdateien aus.
  4. Geben Sie einen Namen in das Textfeld „Änderungen beschriften mit“ ein, damit Sie den Unterschied zwischen den beiden Dokumenten erkennen können. Auf diese Weise fügt Word eine Notiz hinzu, aus der hervorgeht, woher jede Änderung stammt.

Das Kombinieren eines Dokuments funktioniert auf die gleiche Weise, aber das Endergebnis ist ein einzelnes Dokument, in dem der Inhalt beider Dokumente zusammengeführt wird, sodass alles, was gleich ist, überschrieben wird:

  1. Öffnen Sie eines der beiden Dokumente, die Sie kombinieren möchten.
  2. Klicken Sie auf Extras> Dokumente zusammenführen.
  3. Wählen Sie Ihr Originaldokument und die überarbeiteten Dokumentdateien aus.

Wenn die Dokumente zusammengeführt werden, werden die Unterschiede zwischen den beiden hervorgehoben. Von hier aus können Sie auswählen, was Sie in der endgültigen Version behalten möchten.

So formatieren Sie ein Dokument ordnungsgemäß mit Tabulatoren und Einzügen

Wenn Sie der Typ sind, der ein Dokument durch mehrmaliges Drücken der Leertaste oder der Tabulatortaste formatiert, müssen Sie lernen, wie Sie es richtig machen: Verwenden von Einzügen und Tabulatortasten. Das obige Video zeigt, wie Tabulatoren und Einrückungen funktionieren, damit es einfach zu verstehen ist. Fassen wir jedoch einfach zusammen, was die beiden Begriffe tatsächlich bedeuten.

  • Tabstopps : Ein Tabstopp ist die Position, an der ein Cursor stoppt, nachdem die Tabulatortaste gedrückt wurde. In Word können Sie auf einfache Weise Text ausrichten. Wenn Sie in Word auf das Lineal klicken, wird ein Tabulator als kleiner gekrümmter Pfeil angezeigt. Wenn Sie auf die Tabulatortaste tippen, springen der Cursor und der Text zu diesem Pfeil. Wenn Sie mehrere Tabstopps hinzufügen, können Sie den Text formatieren, indem Sie einfach mehrmals auf die Tab-Taste tippen, um ihn in Position zu bringen und perfekt auszurichten.
  • Einzüge : Wie der Name schon sagt, bestimmen Einzüge den Abstand des Absatzes vom linken oder rechten Rand. Auf dem Lineal sehen Sie zwei Dreiecke, die den Einzug anpassen. Sie können auf eines der Dreiecke klicken und es verschieben, um den Einzug zu ändern. Das obere Dreieck passt den Einzug der ersten Zeile eines Absatzes an. Das untere Dreieck passt den Einzug für nachfolgende Zeilen (auch als hängender Einzug bezeichnet) im Absatz an. Sie können auch auf das Feld darunter klicken, um beide gleichzeitig zu verschieben.

Das Erlernen der Verwendung dieser Einrückungen und Tabulatoren erleichtert das Erstellen eines Dokuments wie eines Lebenslaufs oder einer wissenschaftlichen Arbeit erheblich.

Hinzufügen von Zitaten und Referenzen

Hochschulschriften sind ein Biest zu schreiben, aber Word macht das Erstellen von Bibliografien und Zitaten sehr einfach. Sobald Sie ein neues Dokument erstellt und dieses Papier geschrieben haben, können Sie mit wenigen Klicks ein Zitat hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Referenz.
  2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Bibliografie-Stil und wählen Sie den Stil aus, den Sie für dieses Papier verwenden.
  3. Klicken Sie auf das Ende eines Satzes oder Satzes, an dem Sie das Zitat einfügen möchten.
  4. Klicken Sie auf Insert Citation. Geben Sie im Feld Neue Quelle erstellen alle erforderlichen Informationen ein.

Wenn Sie ein Zitat einmal eingegeben haben, können Sie weitere Zitate aus demselben Text hinzufügen, indem Sie einen Satz auswählen, dann auf das Feld Zitate klicken und den einzufügenden Verweis auswählen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Bibliografie und wählen Sie entweder Bibliografie oder Zitierte Werke aus, um automatisch die Referenzseite für Ihr Papier zu generieren.

Die besten neuen Funktionen in Word 2016

Word 2016 ist ein Textverarbeitungsprogramm - das heißt, es muss keine riesigen, revolutionären Sprünge gegenüber früheren Versionen machen. In Word 2016 gibt es jedoch einige bemerkenswerte Verbesserungen:

  • Sie können das Menüband durchsuchen : In Windows wird über dem Menüband das Feld "Sagen Sie mir, was Sie tun möchten" angezeigt. Hier können Sie jede Frage eingeben, die Sie haben, und Word wird Ihnen sagen, wie es geht. Sie können sich beispielsweise fragen, wie Sie ein Bild einfügen, wie Sie Text auf eine bestimmte Weise formatieren oder wie Sie Listen erstellen. Es ist im Grunde eine langweilige Version von Clippy für das 21. Jahrhundert. Aus irgendeinem Grund ist dies in der Mac-Version nicht enthalten.
  • Sie können Bearbeitungen von Mitarbeitern in Echtzeit wie in Google Text & Tabellen anzeigen : Sie konnten bereits eine Weile als Team an Word-Dokumenten arbeiten, Word 2016 fügt jedoch Live-Bearbeitungen hinzu, sodass Sie die Notizen und Aktualisierungen anderer Personen sofort sehen.
  • Smart Lookup macht Recherchen ein wenig einfacher : Word ist jetzt ein bisschen mehr mit dem Web verbunden als früher. In Word 2016 können Sie mit der rechten Maustaste auf ein Wort klicken und dann im Menü die Option „Intelligente Suche“ auswählen, um die Definition eines Wortes, den zugehörigen Wikipedia-Artikel und die wichtigsten Suchergebnisse von Bing nachzuschlagen.

Abgesehen von diesen geringfügigen Verbesserungen sind Sie in Word 2016 innerhalb weniger Minuten zu Hause, wenn Sie ältere Versionen von Word verwendet haben.

Arbeiten Sie mit diesen Tastenkombinationen in Word schneller

Microsoft verfügt über vollständige Listen aller Tastenkombinationen in Word für Windows und Word für Mac, die es wert sind, mit einem Lesezeichen versehen zu werden. Schauen wir uns jedoch einige der wichtigsten an, die Sie wahrscheinlich jeden Tag verwenden, und einige, die sich auf bestimmte Wörter beziehen sinnvoll:

  • STRG + N / STRG + O / STRG + S : Erstellen, Öffnen und Speichern eines Dokuments.
  • STRG + X / STRG + C / STRG + V : Ausschneiden, Kopieren, Einfügen
  • STRG + B / STRG + I : Fett, kursiv
  • STRG + A : Alles auswählen
  • STRG + Z : Rückgängig machen
  • STRG + K : Einfügen eines Hyperlinks
  • STRG + P : Dokument drucken
  • STRG + H : Öffnen Sie Suchen und Ersetzen
  • Umschalt + F3 : Optionen für Großschreibung umschalten
  • STRG + UMSCHALT + C : Kopiert die Formatierung für den ausgewählten Text, sodass Sie sie mit STRG + UMSCHALT + V auf einen anderen Textsatz anwenden können
  • STRG + Umschalt + N : Wendet den normalen Stil auf den ausgewählten Text an

Darüber hinaus unterstützt Word universelle Tastenkombinationen für die Textbearbeitung wie Umschalt + STRG + Auf / Ab, um ganze Absätze auszuwählen. Dies kann das Navigieren und Hervorheben von Text erheblich vereinfachen, und wir haben hier eine Liste von allen. Wenn Sie Word häufig verwenden, lernen Sie diese Verknüpfungen kennen. Sie verbessern Ihr Leben.

Zusätzliche Lektüre für Hauptbenutzer

Word ist ein großes Programm und wir können hier nicht alles behandeln. Im Folgenden finden Sie einige weitere Anleitungen, mit denen Sie die Grenzen dessen erweitern können, wozu Word in der Lage ist.

  • Sechs Tipps für eine bessere Formatierung : Die Formatierung ist eine große Sache in MS Word, und wenn Sie Fähigkeiten wie das Anzeigen versteckter Zeichen, den Umgang mit Abschnitten und mehr verbessern möchten, sollte dieser Beitrag hilfreich sein.
  • Markieren Sie den gesamten Text mit der gleichen Formatierung : Mit diesem versteckten kleinen Menü in der Multifunktionsleiste können Sie Textblöcke basierend auf ihrer Formatierung auswählen.
  • Alles, was Sie über Zusammenarbeit wissen müssen : Zusammenarbeit ist ein wichtiger Bestandteil von Word. In diesem Beitrag werden alle wichtigen Informationen zum Arbeiten mit Dokumenten als Gruppe behandelt, von der Nachverfolgung von Änderungen bis hin zum Erlernen der Verwendung von Markups.
  • Erstellen Sie Ihre eigenen Tastenkombinationen : Word verfügt über eine Vielzahl von Tastenkombinationen. Wenn Sie jedoch mehr möchten, können Sie Ihre eigenen Tastenkombinationen erstellen .

Auf den ersten Blick sieht Word vielleicht wie ein langweiliger alter Texteditor aus, aber wie Sie sehen, ist es viel komplexer, als die meisten Leute glauben. Das Beherrschen kann lange dauern, aber wenn Sie die Grundlagen kennen und wissen, was in Word möglich ist, sind Sie auf dem besten Weg, ein Microsoft Word-Ninja zu werden.

Öffnen