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Wie lange sollte ich alte Dokumente aufbewahren?

Sehr geehrte Goldavelez.com,

Ich habe an alten Dokumenten festgehalten (Zahlscheine, Kreditkartenabrechnungen, Versicherungsunterlagen usw.) und mein Aktenschrank ist endlich voll. Ich weiß, dass der Einstieg in das 21. Jahrhundert durch Scannen und Sortieren wahrscheinlich die beste Option ist, aber ich möchte weder Zeit noch Energie für das Scannen, Organisieren, Sichern usw. all dieser Dokumente aufwenden. Wann kann ich sie einfach loswerden?

Unterzeichnet,

Von Papier genervt

Lieber Peeved,

Vollständig papierlos zu arbeiten hat seine Vorteile (und für viele Menschen ist es weniger zeitaufwändig als man denkt), aber wenn Sie Papierdokumente haben, die viele Jahre (vielleicht sogar Jahrzehnte) zurückreichen, kann dies entmutigend und eindeutig sein, Ihre Zeit nicht wert, von ihnen zu digitalisieren. In Ihren Dokumentenstapeln sollten Sie diese jedoch wahrscheinlich noch viele Jahre aufbewahren und eine digitale Kopie für zusätzliche Datensicherungen anfertigen. Die meisten Papiere in Ihrer überfüllten Ablage können jedoch sicher recycelt oder zerkleinert werden. Im Folgenden finden Sie Informationen zur Lebensdauer verschiedener Arten von Dokumenten mit wichtigem Klang, damit Sie sie sortieren und im Frühjahr ein bisschen Papier putzen können.

Hinweis: Die Meinungen zu den genauen Daten für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen variieren. Dies sind jedoch einige grundlegende Richtlinien aus verschiedenen professionellen Quellen, die Ihnen dabei helfen können, Ihren prall gefüllten Aktenschrank zu verkleinern.

Dokumente, die bis ans Ende der Zeit aufbewahrt werden müssen

Die Dokumente, die Sie niemals loswerden sollten, sind alle ziemlich offensichtlich: Es handelt sich um offizielle Dokumente von Regierungsbehörden, bei denen es sich in der Regel um Anwälte handelt, die für Ihre Angehörigen von großer Bedeutung sind, wenn Sie verstorben sind, sich auf etwas Bedeutendes beziehen und / oder es sind ein Schmerz zu ersetzen. Wie wir in unserer Anleitung zur Aufbewahrung und zum Zerkleinern angegeben haben, gehören dazu:

  • Geburts- und Sterbeurkunden
  • Sozialversicherungskarten
  • Vorsorgeunterlagen
  • Ausweise und Pässe
  • Heiratsurkunde
  • Geschäftslizenz
  • Militärische Entlassungspapiere
  • Beliebige Versicherungspolice
  • Testamente, Testamente und Vollmachten (weil wir alle eines Tages sterben werden und uns darauf vorbereiten müssen)
  • Fahrzeugtitel
  • Leihunterlagen
  • Hausurkunden und Hypothekendokumente

Darüber hinaus empfehlen der Leitfaden zur Aufbewahrung von Unterlagen von CPA Mark O. Dietrich und das Verbraucherschutzministerium des Staates New York, Folgendes dauerhaft aufzubewahren:

  • Hausaufzeichnungen: annullierte Überprüfungen für Haupthauptverbesserungen und Wartung (für die Länge des Eigenheimbesitzes)
  • Krankenakten
  • Fotos oder Videobänder von Wertsachen
  • Steuererklärung Kopien und Arbeitsblätter
  • Einkommensteuerzahlungsschecks
  • Jährliche IRA- oder andere Investmentbeitragserklärungen, Renten- / Gewinnbeteiligungsinformationen

Bewahren Sie physische Kopien dieser Dokumente an einem sicheren Ort auf, z. B. in einem Schließfach oder einem feuerfesten Safe - einem einzigen Ort, den Sie für den Fall, dass Sie evakuieren müssen, leicht finden können - und erstellen Sie auch digitale Kopien für die Sicherung außerhalb des Standorts. Um Ihre wertvollen Informationen im Auge zu behalten und sie mit Ihren Lieben zu teilen, lesen Sie unsere "Notfallausrüstung".

Zu werfende Dokumente, sobald neue Dokumente eintreffen

Die Papierparade ist endlos. Die gute Nachricht ist, dass Sie mit jeder neuen Anlageerklärung, erneuerten Versicherungspolice oder vielen anderen regelmäßig wiederkehrenden Dokumenten nur die neueste Version behalten können. Im Einzelnen können Sie diese Dokumente bei Erhalt der neuen zerkleinern:

  • Monatliche oder vierteljährliche Vermögensaufstellungen (Jahresabschlüsse siehe nächster Abschnitt)
  • Sozialversicherungserklärungen
  • Jährlich erneuerte Versicherungspolicen

Bis zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Ereignis aufzubewahrende Dokumente

Schließlich können einige Datensätze nach bestimmten Auslösern oder Zeiten geworfen werden:

  • Kreditkartenbelege: Nachdem Sie sie mit Ihrem monatlichen Kontoauszug abgeglichen haben - es sei denn, dies ist für eine Garantie- oder Steuererklärung erforderlich. Bewahren Sie in diesen Fällen die Quittungen zusammen mit dem Produkthandbuch auf, bis die Garantie erlischt, oder zusammen mit Ihren Steuerpapieren.
  • Bankeinzahlungs- oder Abhebungsscheine: Nachdem Sie mit Ihrer monatlichen Abrechnung abgeglichen haben
  • Kreditkarten- und Kontoauszüge: 7 Jahre, wenn Sie sie zur steuerlichen Unterstützung benötigen, ansonsten ein Jahr.
  • Jährliche Anlageerklärungen: Bis zum Verkauf der Anlagen müssen Sie diese 7 Jahre lang aufbewahren, nachdem Sie sie mit Ihren Steuerpapieren verkauft haben.
  • Gehaltsabrechnungen: Nachdem Sie sich mit Ihrem W-2-Formular abgeglichen haben und Ihre Steuern gezahlt haben
  • Erklärung der gesundheitlichen Vorteile: 1 Jahr
  • Dienstprogramm Aufzeichnungen: Mindestens 3 Jahre nach NY State Department of Consumer Protection
  • Steuern und Belege (z. B. steuerbezogene Arztrechnungen, Spenden usw.): Die übliche Empfehlung lautet 7 Jahre, da die IRS normalerweise so weit zurückliegt, wenn Sie geprüft werden. Das IRS hat spezifischere Richtlinien, mit Ratschlägen für betrügerische Rückgaben, die von 3 Jahren bis auf unbestimmte Zeit reichen.

Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen besitzen oder freiberuflich tätig sind, sind Ihre Anforderungen an die Aufbewahrung von Daten stärker berücksichtigt. (Dies ist eine ernste Angelegenheit!) Nach den Empfehlungen von CK & Co für Wirtschaftsprüfer und Unternehmensberater zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (PDF) sollten Sie beispielsweise Ihren Jahresabschluss dauerhaft aufbewahren, die Versicherungspolicen vier Jahre lang auslaufen lassen und die Kontoauszüge sieben Jahre lang Jahre.

Der Umgang mit Ihren vielen Aufzeichnungen und wichtigen Dokumenten ist ein bisschen mühsam, aber dennoch wichtig. Mit ein wenig Papierorganisation und der obigen Checkliste haben Sie ein viel besser organisiertes System - und mehr Platz in Ihrem Aktenschrank.

Liebe,

Goldavelez.com