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Webmail Showdown: Gmail vs. Outlook.com

Es ist schwer, an E-Mails zu denken, ohne ein G davor zu setzen. Obwohl Google Mail als einer der besten E-Mail-Dienste im Internet bekannt ist, hat sich Outlook.com von Microsoft in den letzten Jahren zu einem kompetenten Konkurrenten entwickelt. Im heutigen Showdown haben wir diese beiden E-Mail-Giganten auf die Probe gestellt.

Die Anwärter

Es gibt eine Menge E-Mail-Dienste, aber einige sind an die Spitze gerückt. Nachdem Outlook.com Hotmail übernommen hatte, wurden Gmail und Outlook.com mit insgesamt über einer Milliarde Nutzern die beiden größten E-Mail-Dienste im Internet. Ihre Ansätze zur Verwaltung Ihrer E-Mails sind ähnlich, es gibt jedoch einige deutliche Unterschiede in den Funktionen.

  • Google Mail: Google ist seit einem Aprilscherz im Jahr 2004 der Marktführer für kostenlose Online-E-Mails. Mit zuverlässigen Filtern, Labels und 15 GB Speicherplatz, die von verschiedenen Google-Diensten gemeinsam genutzt werden können, hat Google Mail erfolgreich dazu beigetragen, die Funktionsweise von E-Mails zu überdenken. Im Mai 2015 hatte Google Mail über 900 Millionen aktive Nutzer.
  • Outlook.com: 2012 stellte Microsoft eine neue webbasierte Version seines Outlook-E-Mail-Clients vor. Später hat Microsoft alle Hotmail-Benutzer auf Outlook.com migriert. Der junge Dienst bietet eine Vielzahl einzigartiger Funktionen, darunter Unordnung, E-Mail-Regeln und die Integration in den Outlook-Kalender. Laut Microsoft ist der Speicherplatz für Outlook-Benutzer auf 5 GB beschränkt. "Dies wird jedoch langsam angepasst oder erhöht, je nach Ihren Anforderungen." Derzeit sind über 400 Millionen Benutzer im Dienst aktiv. Hinweis: Der Einfachheit halber werden wir diesen Dienst in diesem Artikel als Outlook bezeichnen, obwohl Outlook (ohne .com) technisch die Desktop-App ist. Ja, die Namen von Microsoft sind verwirrend.

Zum Vergleich betrachten wir die Apps selbst und nicht unbedingt den zugrunde liegenden Service. Technisch gesehen können Sie Google Mail-Nachrichten in Outlook importieren und umgekehrt. Uns interessiert jedoch, wie diese Dienste in der Praxis funktionieren.

Google Mail legt den Organisationsstandard fest, Outlook hat jedoch Einzug gehalten

Wir haben erläutert, wie leistungsfähig die Filter von Google Mail sind und was Sie damit tun können, sodass wir sie fast für selbstverständlich halten. In Google Mail können Sie E-Mails automatisch nach Absender, Stichwörtern in der Betreffzeile oder im Text, Anhängen und nach Größe sortieren. Sie können diese Filter dann verwenden, um Nachrichten automatisch als gelesen zu markieren, Labels anzuwenden, mit einer vorgefertigten Nachricht zu antworten, sie zu löschen und vieles mehr. Darüber hinaus verwendet Google Mail Labels und Sterne anstelle von Ordnern (obwohl es auch Faux-Ordner gibt.) Sie können Ihren Nachrichten mehrere Labels zuweisen, wodurch Sie flexibler genau die Art von Organisationsschema einrichten können, die Sie möchten. und Sterne lassen Sie die wichtigsten E-Mails für später beiseite legen. Sie können sogar Smart Labels aktivieren, mit denen Google automatisch Labels wie Finanzen und Reisen anbringen kann.

Google Mail verwendet außerdem ein Prioritäts-Posteingangssystem, um Nachrichten, die für Sie wichtig sind, automatisch zu finden. E-Mails werden anhand der E-Mail-Adresse, der von Ihnen geöffneten Nachrichten, der Interaktion mit Ihnen und anderer Kriterien als "wichtig" eingestuft. Sie können eine E-Mail auch manuell als wichtig markieren, um das Lernen zu erleichtern.

Der Organisationsansatz von Outlook ist etwas komplizierter. Für den Anfang verwendet die Site Ordner als primäre Methode zum Organisieren Ihrer Nachrichten. Standardmäßig wird im linken Bereich eine Liste der Standardordner angezeigt, und Sie können eigene Ordner erstellen, um Ihre Nachrichten zu organisieren. Sie können E-Mails so anheften, dass sie ganz oben in einem Ordner verbleiben, der einer Art von Google Mail-Stars ähnelt. Outlook hat auch eine Funktion namens Clutter, die E-Mails findet, die Sie wahrscheinlich nicht interessieren, und sie in einen separaten Clutter-Ordner verschiebt. So können Sie sich auf Ihre wichtigen Nachrichten konzentrieren und den Müll auf einmal beseitigen.

Sie können Ihrer E-Mail auch Kategorien hinzufügen, die genau wie Labels funktionieren. Sie können Kategorien hinzufügen und diese als Kriterien für Regeln verwenden (mehr dazu in einer Sekunde). Standardmäßig zeigt Outlook Ihre Kategorien jedoch nicht im Navigationsbereich an. Um Kategorien anzuzeigen, müssen Sie zu Optionen> Layout> Kategorien navigieren und manuell auswählen, welche Kategorien angezeigt werden. Dies macht es einerseits schwierig, Ihren Posteingang zu überfrachten, es sei denn, Sie möchten - im Gegensatz dazu zeigt Google Mail alle Labels an, es sei denn, Sie verbergen sie ausdrücklich -, andererseits war es mühsam, diese Option überhaupt zu finden.

In ähnlicher Weise werden die Filtergegenstücke von Outlook als Regeln bezeichnet (ein Begriff, der aus der Desktop-Version von Outlook entlehnt wurde). Wenn Sie eine E-Mail anzeigen, können Sie eine Regel erstellen, um Nachrichten wie diese zu filtern. Andernfalls werden die Regeln erneut im Menü "Optionen" von Outlook vergraben. Sie haben viele der gleichen Optionen wie die Filter von Google Mail, sind jedoch nicht ganz so robust. Sie können beispielsweise keine vordefinierte Antwort basierend auf einem Filter automatisch senden. In den meisten Situationen sind Regeln und Filter jedoch ziemlich vergleichbar.

Outlook verfügt über eine optimierte Benutzeroberfläche, Google Mail bietet jedoch mehrere Layouts zur Auswahl

Google spielt gerne mit der Oberfläche von Google Mail, sodass Sie zwischen verschiedenen Optionen wählen können. Vor kurzem hat Google eine Posteingangsansicht mit Registerkarten eingeführt, in der Ihre E-Mails nach Kategorien sortiert werden, darunter "Social" für Nachrichten von Websites sozialer Netzwerke, "Promotions" für Werbe-E-Mails und "Updates" für automatisch generierte E-Mails wie Auftragsbestätigungen oder Rechnungen. Für manche war das ein Glücksfall. Andere wollten es sofort ausschalten. Darüber hinaus experimentiert Google mit Inbox, einer alternativen Oberfläche für Google Mail. Der Posteingang behandelt Ihre E-Mails eher als eine Aufgabenliste, in der Sie jede Nachricht als "Fertig" und nicht als "Gelesen" markieren. Sie können E-Mails bis zu einem späteren Zeitpunkt vorübergehend deaktivieren und zusammengehörige Nachrichten bündeln. Zwischen Posteingang, Posteingang mit Registerkarten in Google Mail und der Posteingangsoberfläche mit normaler Priorität haben Sie viele Optionen, um festzulegen, wie Ihre E-Mails präsentiert werden sollen.

In den Einstellungen von Google Mail sind im Bereich "Labs" zahlreiche Optimierungen versteckt. Hier können Sie eine Reihe nützlicher Verbesserungen wie die Schaltfläche Als gelesen markieren, ein Vorschaufenster zum Lesen von E-Mails, ohne Ihre Nachrichtenliste zu verlassen, und vordefinierte Antworten aktivieren. Während viele dieser Funktionen fantastische Verbesserungen sind, die nicht jeder haben möchte, sind einige auch grundlegende Funktionen, auf die Sie 2016 wahrscheinlich nicht zurückgreifen müssen, um sie zu aktivieren.

Outlook hingegen verwendet ein grundlegendes Drei-Panel-Design und bleibt dabei. Auf der linken Seite können Sie auf verschiedene Ordner und Kategorien klicken, um zu navigieren. Im mittleren Bereich sehen Sie eine Liste der E-Mails in diesem Ordner. Klicken Sie auf eine E-Mail und Sie können sie im dritten Bereich rechts lesen. Für alle, die einen E-Mail-Client verwendet haben, der Google Mail unterstützt, sollte dieser sehr vertraut sein. Outlook verfügt nicht über so viele Optionen zum Anpassen der Benutzeroberfläche wie Google Mail. Dies ist jedoch nicht unbedingt eine schlechte Sache. Sie können weiterhin die Grundlagen anpassen, z. B., wo Ihr Anzeigebereich angezeigt wird oder welche Bestellnachrichten in einer Unterhaltung mit Outlook angezeigt werden.

Schließlich haben sowohl Outlook als auch Google Mail Anzeigen, obwohl sie auf sehr unterschiedliche Weise angezeigt werden. In Google Mail werden auf dem Tab "Werbeaktionen" einige Anzeigen angezeigt, die wie normale E-Mails aussehen. Sie können diese vermeiden, indem Sie den Tab "Werbeaktionen" deaktivieren, den Posteingang mit Registerkarten vollständig deaktivieren oder den Posteingang verwenden. In Outlook sind die Anzeigen volle Banner auf der Seite des Bildschirms. Die einzige Möglichkeit (abgesehen von Werbeblockern), diese zu deaktivieren, besteht darin, für werbefreies Outlook 20 US-Dollar pro Jahr zu zahlen. Microsoft verspricht jedoch, dass Outlook Ihre E-Mails nicht auf Zielanzeigen scannen wird.

foGmail hat ein paar Bonus-Tricks, Outlook hat einen ganzen Speicher von ihnen

Kein E-Mail-Client ist eine Insel. Google und Microsoft haben eine Menge anderer Produkte direkt in ihren E-Mail-Client eingebaut, die sie ziemlich leistungsfähig machen. Der Einfachheit halber enthalten wir nur die Dienste, die Sie verwenden können, ohne Ihre Google Mail- oder Outlook-Registerkarten direkt verlassen zu müssen. Jedes Unternehmen verfügt jedoch über schnelle Verknüpfungen zu zahlreichen anderen Produkten, sodass ein Teil Ihrer Entscheidung möglicherweise davon abhängt, welche Apps Sie täglich regelmäßig verwenden.

In Google Mail wird Hangouts als Bereich auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt. Jeder Chat, den Sie öffnen, wird am unteren Rand Ihres Fensters geöffnet. Sie können sie minimieren, während Sie Ihre E-Mails abrufen, und zum Beantworten von Nachrichten öffnen. Sie können auch ein Aufgabenfenster öffnen, das sich neben Ihren geöffneten Konversationen befindet, damit Sie den ganzen Tag über eine grundlegende Aufgabenliste erstellen können. Sie können Fälligkeitstermine festlegen und Beschreibungen für jede Aufgabe bereitstellen. Im Abschnitt Labs können Sie ein Mini-Kalender-Widget aktivieren, damit Sie eine verkürzte Ansicht Ihrer Tagesordnung für den Tag sehen können. Das ist alles, was Sie zu Google Mail hinzufügen können, ohne Erweiterungen herunterzuladen, um Dienste über Google Mail hinzuzufügen.

In Outlook können Sie Skype genau wie Hangouts in Google Mail für Messaging verwenden. Es gibt auch einen Aufgabenbereich, den Sie über das Kontextmenü in der oberen linken Ecke von Outlook öffnen können. Im Gegensatz zum Mini-Aufgaben-Widget von Google Mail können Sie mehr Details für Ihre Aufgaben bereitstellen, einschließlich der geleisteten Arbeitsstunden, Erinnerungen für eine Aufgabe festlegen und Dateien von OneDrive an eine Aufgabe anhängen.

Darüber hinaus verfügt Outlook über eine Reihe von Add-Ins, die die Funktionalität Ihres Posteingangs erweitern. Sie können beispielsweise das Boomerang-Add-In öffnen, um eine Erinnerung festzulegen, die Sie daran erinnert, nach ein paar Stunden oder Tagen wieder auf eine E-Mail zuzugreifen. Sie können das Evernote-Add-In öffnen, um eine E-Mail in einem Ihrer Notizbücher zu speichern. Es gibt über 100 weitere Add-Ins im Office Store, mit denen Outlook neue Funktionen hinzugefügt werden können.

Das Fazit: Gmail ist benutzerfreundlich und Outlook ist fantastisch für Büroangestellte

In der Vergangenheit war Google Mail der De-facto-Standard für die Verwaltung Ihrer E-Mails online. Während Microsoft mit Outlook auf Desktops gute Ergebnisse erzielt hat, haben seine Web-E-Mail-Produkte erst in den letzten Jahren aufgeholt. Nun ist es eine Frage, welche besser ist, aber jede hat ihre Stärken.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Einrichtung endlos optimieren oder ausprobieren möchten, ist Google Mail genau das Richtige für Sie. Google hat sich nicht davor gescheut, mutige und kontroverse neue Designs zu entwerfen, die die Art und Weise ändern, wie Sie E-Mails verwenden. Manchmal funktionieren diese Experimente, manchmal nicht, und jeder hat seine Präferenz. Auch wenn Sie kein Fan von Änderungen sind, bietet Google Mail leistungsstarke Filter, anpassbare Beschriftungen und eine automatische Sortierung, mit der Sie Ihren Posteingang nach Ihren Wünschen anpassen können.

Outlook hingegen ist perfekt für alle, die einen optimierten Workflow bevorzugen oder viele professionelle Produktivitäts-Apps verwenden . Outlook platziert die wichtigsten Schaltflächen genau dort, wo Sie sie sehen können, und ermöglicht es den Hauptbenutzern, nach Optionen zu suchen, wenn sie dies wirklich möchten. Es ist nicht nur eng mit den übrigen Office-Apps von Microsoft verbunden, sondern auch mit Plug-ins wie Boomerang, Evernote und anderen. Während Google in der Produktivitätsabteilung keine Lücke hat, fühlt sich Microsoft Outlook in einer Büroumgebung am wohlsten.

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