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Verwenden Sie einen Timer als Produktivitätsverstärker und Sanity Minder

Zeitgeber können angesichts der technologischen Wunder des 21. Jahrhunderts so altmodisch erscheinen wie Dampfmaschinen und Telegraphen. Der einfache Timer ist jedoch eines der nützlichsten Produktivitätswerkzeuge.

Außerhalb des Timings eines Topfes, der auf dem Herd sprudelt, verwenden nicht viele Menschen täglich einen Timer. Wenn Sie keinen Timer in Ihre täglichen Abläufe eingebaut haben, sind die Kosten gering und die Vorteile groß. Heute schauen wir uns an, wie der bescheidene Zeitnehmer das neblige Konglomerat aus Aufgaben, Pausen, Fehlschlägen, schwitzenden Fristen und der gesamten Masse Ihres Arbeitstages in handhabbare Teile zerlegen kann - trauen wir uns zu, Spaß zu haben? - Portionen.

Timer auswählen

Ihre Großmutter hatte vielleicht nur die Wahl zwischen einer Zeitschaltuhr, die einem Ei sehr ähnlich sah, und einer Zeitschaltuhr, die nur einem Ei ähnelte, aber Sie haben weit, weit, mehr Auswahlmöglichkeiten. Wenn Sie nach einem Hardware-Timer suchen, gibt es Classic-Eieruhren, tomatenförmige Timer, Stoppuhren und alles andere, auf das Sie einen Alarm einstellen können. Im Software-Bereich bieten eine Vielzahl von Timern für gängige Betriebssysteme und Smartphones eine schwindelerregende Auswahl an Optionen.

Wir werden hier nicht auf alle eingehen - wir haben in der Vergangenheit einige hervorgehoben -, aber wir werden einen Einblick in die Auswahl eines großartigen Timers geben.

Wählen Sie den einfachsten Timer, mit dem die Aufgabe erledigt wird. Der Geek in dir ist die coole Timer-App im App Store, mit der du deine Zeit verfolgen, deine "Scores" für zeitgesteuerte Aufgaben indexieren und elf Milliarden andere nette Tricks ausprobieren kannst. Aber hilft Ihnen irgendetwas dabei, Dinge zu erledigen? Vergeuden Sie Minuten, in denen Sie arbeiten könnten, oder Pausen, in denen Sie entspannt daran herumspielen könnten? Weißt du was du nicht fummeln kannst? Eine Eieruhr im Wert von 5 USD aus dem Supermarkt. Es ist eine Kurbel mit einigen Zahnrädern und einer Glocke. Es gibt nur drei Möglichkeiten: dort sitzen, dort ankreuzen oder dort klingeln. Wenn Sie damit beginnen, einen Timer in Ihren Workflow einzubinden, empfehle ich dringend, den einfachsten Timer auszuwählen, der Ihren Anforderungen entspricht.

Vermeiden Sie zunächst, wenn möglich, Timer auf Ihrem Computer oder Smartphone. Wenn sich der beste Ort für einen Timer in Ihrer Taskleiste oder auf Ihrem Android-Telefon befindet, ist es besser, einen Timer zu verwenden, als keinen zu verwenden. Wenn Sie sich zum ersten Mal an timergesteuerte Produktivitätssteigerungen gewöhnen, habe ich festgestellt, dass es hilfreich ist, einen Timer zu haben, der extrem langweilig ist und mit keiner arbeitsbezogenen Plattform verbunden ist. (Sie können natürlich alles tun, was für Sie am besten funktioniert.)

Wenn Sie beispielsweise einen Timer in Ihrer Taskleiste haben, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Sie neue E-Mails erhalten, wenn Sie ihn für Ihre Pause zurücksetzen. Es ist zu verlockend, in Ihrem Posteingang herumzublödeln und nachzusehen, welche E-Mail gerade eingegangen ist. Ebenso wie bei Ihrem Smartphone setzen Sie den Timer zurück und blicken direkt auf die Benachrichtigungsleiste Ihres Telefons. Was ist das? Neue Voicemails? Es geht los, was eine entspannende Pause oder ein starker Start in eine neue Aufgabe hätte sein sollen, torpediert von Anfang an, weil der digitale Riss, den uns unsere elektronischen Geräte zuführen, für die meisten Menschen zu schwer zu widerstehen ist. Halten Sie es einfach und so eigenständig wie möglich.

Nachdem wir einige grundlegende Richtlinien für die Auswahl eines Timers festgelegt haben, wollen wir uns die Gründe ansehen, warum Sie damit beginnen, einen Timer in Ihren Workflow aufzunehmen.

Zeitgeber sind Workload-Containment-Einheiten

Sie haben Arbeit und wenn Sie so etwas wie die überarbeitete Bevölkerung von CorporateVille sind, haben Sie viel davon. Sie könnten den ganzen Tag, die ganze Nacht und bis in die Klinik arbeiten, um eine stressbedingte Panne zu bekommen, wenn Sie möchten. Aber wer will das schon? Es wird immer Arbeit zu tun geben, und in vielen Jobs, insbesondere in jenen, die von Fristen abhängen, wird die Arbeit nie wirklich unterbrochen oder beendet. Zeitgeber helfen Ihnen dabei, einem chaotischen Arbeitsplan eine mikrokosmische Ordnung aufzuzwingen, die Ihnen dank der Fähigkeit, immer im Internet zu sein und Telearbeit zu leisten, überallhin folgen kann.

Ein Timer ermöglicht es Ihnen, eine Aufgabe zu übernehmen und sie im Wesentlichen in einem Käfig abzulegen. Anstatt "Arbeiten auf dem Johnson-Konto" oder "Erstellen des monatlichen TPS-Berichts" als nebulöse und möglicherweise tagesintensive Aufgabe zu betrachten, können Sie mit einem Zeitgeber einen "Zeitplankäfig" für diese Aufgabe erstellen. Unabhängig davon, ob Sie zwei 45-Minuten-Blöcke an diesem Tag für die Bearbeitung freigeben oder ein halbes Dutzend 30-Minuten-Blöcke im Verlauf der Arbeitswoche, die Verwendung eines Timers hilft Ihnen, Aufgaben in Quarantäne zu stellen, damit sie nicht in andere wichtige Bereiche gelangen Arbeit und persönliche Pflichten. Selbst wenn es eine Aufgabe ist, für die Sie den ganzen Tag aufwenden müssen, hilft Ihnen ein Timer dabei, genauer zu verstehen, wie lange dies dauert (und möglicherweise auch dauern wird).

Timers Force Commitment

Wie oft haben Sie eine Aufgabe begonnen, sind zu einer anderen übergegangen, haben Ihre E-Mails überprüft, wurden an eine dritte Aufgabe erinnert, weil sich eine völlig unabhängige E-Mail in Ihrem Posteingang befunden hat, und haben dann zur Abschreckung der ersten beiden Aufgaben an der dritten Aufgabe gearbeitet ? Vielleicht haben Sie ein eisernes Testament, aber wenn Sie wie die meisten überforderten Informationshelfer sind, sind Sie mehr als vertraut mit zersplittertem Fokus und treibenden Aufgaben.

Wenn Sie einen Timer verwenden, werden Sie gezwungen, sich einer bestimmten Aufgabe zu widmen. Sie stellen den Timer bewusst ein und sagen: "Ich werde 20 Minuten an dieser Aufgabe arbeiten." Selbst wenn es eine Aufgabe ist, die dir nicht gefällt, bleibst du mit größerer Wahrscheinlichkeit dabei, denn du hast dir ein Limit gesetzt, wie sehr dich diese freudlose Aufgabe heute quälen kann. Stellen Sie sich vor, Sie gehen zum Zahnarzt und sie sagt: "Wir müssen einen Hohlraum in Ihren Zahn bohren und füllen. Wir haben hier zwei Möglichkeiten, Dinge zu tun. Die erste Methode beinhaltet einen Timer. Wir bekommen ihn." In einer Stunde sind Sie fertig und dann können Sie loslegen, ohne weiter zu bohren. Die zweite Methode ist etwas entspannter. Wir kommen und gehen den ganzen Tag und hämmern auf Ihren Zahn ein, bis es schließlich fertig ist. " Welche Methode würden Sie wählen?

Natürlich möchten Sie die Schmerzen und den Aufwand beim Bohren Ihrer Zähne an einem festgelegten und kontrollierten Fenster begrenzen. Mach dasselbe mit deiner Arbeit. Beschränken Sie die Arbeit auf einen festgelegten Zeitrahmen und widmen Sie sich der anstehenden Aufgabe, damit alles erledigt ist und Sie Ihre Pause am Ende des Countdowns verdient haben, unabhängig davon, ob alles in diesem produktiven Schub erledigt ist oder nicht.

Timer halten Sie ehrlich über die Zeit

Es ist leicht, sich darüber zu täuschen, wie viel Zeit etwas braucht. So wie Menschen, die nicht darauf achten, wie oft sie ihre Kreditkarte durchziehen, keine Ahnung haben, wie viel Geld sie ausgeben, wissen auch Menschen, die den ganzen Arbeitstag über Aufgaben hinwegwuseln, nicht, wie viel Zeit die Dinge wirklich in Anspruch nehmen.

Wenn Sie einen Zeitgeber für eine Aufgabe festlegen und sich mit 100% igem Engagement damit befassen, können Sie sehen, wie viel in diesem Zeitblock tatsächlich für die betreffende Aufgabe getan werden kann. Die Verwendung eines Timers zeigt Ihnen, wozu Sie in der Lage sind, und verbessert Ihre Fähigkeit, realistische Zeitschätzungen vorzunehmen. Wenn Sie Ihre Arbeit erweitern lassen, um den gesamten verfügbaren Platz an jedem Arbeitstag auszufüllen, wissen Sie wirklich nicht, wie lange es dauert, bis etwas erledigt ist. Alles, was Sie wissen, ist, dass die Arbeit den ganzen Tag dauert und es mehr geben wird, wenn Sie morgen zurückkommen. Durch die Verwendung eines Timers erhalten Sie eine genauere Vorstellung von der Zeit und den auszuführenden Aufgaben. Nicht nur das, sondern die Zeitschätzungen, die Sie anderen Personen geben, werden genauer und sie werden Sie als ehrlicher und zuverlässiger ansehen, weil Ihr Versprechen "Sie werden es am Ende des Tages haben" wirklich ein Versprechen ist, es zu bekommen zu ihnen am Ende des Tages.

Timer machen Pausen besser

Wer hat noch nie eine schuldige Pause gemacht? Sie kennen die Art, in der Sie das Gefühl haben, noch nicht wirklich etwas erreicht zu haben, aber Sie haben es trotzdem vermasselt. Die Ruhe vor dem Mittagessen und vor der Heimreise sind die besten Zeiten, um ziellos abzuspielen. Abzocken ist stressig, wenn man es sich nicht verdient hat. Timer geben Ihnen die Möglichkeit, sich einer Aufgabe zu widmen, sich bei dieser Aufgabe den Arsch abzureißen und dann eine Pause einzulegen, die Sie sich verdient haben. Die Verwendung von Timern unterbricht den Zyklus, in dem Sie vermasseln und der Arbeit entgehen und dann Projekte durchgehen, um sie zu erledigen und den Zorn Ihres Chefs zu vermeiden.

Es ist weitaus besser, 40 Minuten lang hart zu arbeiten und eine 20-minütige Pause einzulegen, als 20 Minuten zu pausieren und 40 Minuten lang zu arbeiten. Noch besser ist, dass der Einschlussfaktor - die erste Regel für Timer, die wir oben besprochen haben - es Ihnen ermöglicht, völlig schuldfrei zu faulenzen. Arbeitszeit ist für die Arbeit und Pausenzeit ist für das Entspannen und Belagern der Kabine Ihres Mitarbeiters mit einem Altoids Tin Catapult.

Sind Sie gespannt darauf, Timer auszuprobieren, um Ihre Produktivität zu steigern? Schauen Sie sich das kostenlose eBook The Pomodoro Technique von Francesco Cirillo an. Sie können die Pomodoro-Technik nicht anwenden - eine Reihe von 25-minütigen Arbeitssitzungen mit 5-minütigen Pausen, gefolgt von einer 15-30-minütigen Pause nach jeweils 4 "Pomodoros" -, aber das kostenlose Buch enthält Informationen zu den Vorteilen von Timern und Die Pomodoro-Technik selbst ist ein großartiger Ort, um mit Ihren Timer-Experimenten zu beginnen.

Haben Sie ein bevorzugtes Timer-Tool, eine App, einen Tipp oder einen Trick zum Teilen? Lassen Sie uns darüber in den Kommentaren hören.