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So organisieren Sie Ihr gesamtes Leben mit Trello

Trello ist ein großartiges Projektmanagement-Tool, mit dem die Zusammenarbeit einfach und, wie gesagt, sogar unterhaltsam wird. Aber dieses visuelle Listen-Tool kann noch viel mehr, egal ob Sie Arbeitsprojekte, Familienarbeiten, Reisepläne oder einfach alles andere organisieren. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Trello für die Verwaltung Ihres gesamten Lebens einsetzen können.

Wie Trello funktioniert (und warum es fantastisch ist)

Eine Trello-Tafel ist im Grunde eine Webseite, die Listen enthält, die horizontal auf der Seite angeordnet sind, sodass Sie Ihr Projekt aus der Vogelperspektive betrachten können. Elemente in den Listen, so genannte Karten, können per Drag & Drop auf andere Listen gezogen oder in Listen neu angeordnet werden.

Einzelne Karten können Checklisten, Bilder, Anhänge, Stichtage, farbige Etiketten und Diskussionsnotizen von anderen Personen enthalten, die sich das Board teilen. Sie können so viele Bretter haben, wie Sie möchten - eines für "House Stuff", zum Beispiel eines für "World Domination" und so weiter.

Sie können wahrscheinlich sehen, wie nützlich dies ist. Trello-Karten sind wie Haftnotizen, die Sie auf einer Pinnwand anordnen - dh digitale Haftnotizen, die durchsuchbar und gemeinsam nutzbar sind und Erinnerungen enthalten. Sie können Karten auch per E-Mail erstellen.

Trello arbeitet für mich, weil ich dazu neige, sehr visuell zu denken, und Bilder und farbige Etiketten passen besser zu meinem Gehirn als einfacher Text. Während ich ein großer Fan von Evernote für die Verwaltung von Unmengen von Informationen bin, habe ich in der Vergangenheit immer wieder einzelne Listen auf Papier und sogar Karteikarten gelesen, die überall verteilt waren, um einen Überblick über meine Tage zu erhalten. Trello war eine große Verbesserung; Es ist eine dieser wenigen Apps, die sowohl eine einfache, elegante Benutzeroberfläche als auch leistungsstarke, flexible Funktionen vereint.

Aber genug zu loben. Lassen Sie mich Ihnen zeigen, wie ich und andere Trello-Benutzer Dinge mit ein paar Beispielboards erledigen.

Verwenden Sie Trello zum Verwalten von Projekten und Aufgaben

Möglicherweise ist die naheliegendste und beliebteste Art, Trello zu verwenden, die Verwaltung von Projekten und Aufgaben, sowohl für persönliche Aufgaben als auch für Teamprojekte.

Implementiere GTD in Trello

Das Produktivitätssystem Getting Things Done (GTD) passt perfekt auf diese Plattform. Sie könnten separate Boards für jede Ihrer Hauptlisten haben (z. B. ein NextActions-Board mit Listen für jeden Kontext, wie z. B. @calls, und ein Someday / Maybe-Board mit Listen für jede Kategorie) oder, wie ich es verwende (Screenshot) oben), ein großes Aufgabenbrett mit den entsprechenden Listen.

Zum Beispiel enthält mein Board:

  • Big Picture / Projekte: Ich mag es, die Projekte, mit denen ich jongliere, im Auge zu behalten. Daher erstelle ich für jedes Projekt in dieser Liste eine Karte und wähle für jedes Projekt eine Farbe aus (wenn ich also eine verwandte Aufgabe in einer der Listen sehe) Bei den anderen Listen weiß ich, dass es Teil eines größeren Projekts ist. Ich füge auch eine Karte hinzu, die jedes farbige Etikett beschreibt, weil ich mich manchmal nicht mehr daran erinnere, ob Blau für mich persönlich oder Grün für Arbeit steht oder nicht.
  • Posteingang: Machen Sie einen Brain Dump und erstellen Sie Karten für jede Aufgabe. Ziehen Sie sie dann in die anderen Listen, um sie zu priorisieren und zu organisieren. Sie können auch Fälligkeitstermine, eine detaillierte Beschreibung und Dateien anhängen.
  • NextActions: Grundsätzlich die nächsten Dinge, die zu tun sind
  • Warten: Delegierte Aufgaben oder Aufgaben in der Warteschleife
  • Eines Tages / Vielleicht: Aufgaben, die ich erledigen möchte ... eines Tages
  • Fertig: Wenn die Aufgaben abgeschlossen sind, ziehen Sie die Karten hierher, damit Sie Ihren Fortschritt sehen können. Oder archivieren Sie die Karte einfach, um sie ganz von Ihrem Brett zu nehmen (sie ist in Trello immer noch durchsuchbar).

Jedes andere Listen- und Labelsystem kann ebenfalls funktionieren, z. B. die Verwendung einer Liste für „Diese Woche“ und einer anderen Liste für „Nächsten Monat“ oder das Beschriften von Aufgaben durch Ihre „großen Steine“, wie Stephen Covey sie nannte (Dinge wie Familie, Lernen, Gesundheit und so weiter).

Planen Sie Ihre Wochen mit Tageslisten

Sie können Trello auch als Wochenplaner mit Listen für jeden Wochentag verwenden. Beispielsweise habe ich zusätzlich zu meinem Aufgaben-Forum ein wöchentliches Post-Forum, in dem ich planen kann, an welchen Artikeln und Posts ich in der nächsten Woche für jeden Tag arbeiten muss. Die farbigen Beschriftungen beziehen sich auf jeden Kunden sowie auf jede Art von Schreibaufgabe (z. B. den Hauptschreibschwerpunkt des Tages, Recherche oder Bearbeitung).

Sie können mit Trello einen noch fortgeschritteneren Redaktionskalender erstellen oder den Wochenplaner verwenden, um die Mahlzeiten, Aufgaben, Übungsroutinen, Hausaufgaben und alles andere, was Sie möglicherweise am Tag auflisten, der nächsten Woche zuzuordnen.

Wenn Sie das Einschalten des Kalenders aktivieren (unter dem Menü in der Seitenleiste> Einschalten), können Sie sogar alle Ihre Karten mit Fälligkeitsdatum in einer monatlichen oder wöchentlichen Kalenderansicht anzeigen und die iCalendar-URL verwenden (unter Einschalten) > Kalender> Einstellungen), um Ihre Karten mit Ihrem externen Kalender zu synchronisieren.

Erstellen Sie wiederkehrende Aufgaben und protokollieren Sie erledigte Aufgaben

Wenn Sie sich wiederholende Aufgaben haben und nicht immer wieder dieselben Karten hinzufügen möchten, verbinden Sie Trello mit dem Webapp-Automatisierungsdienst Zapier und verwenden Sie dieses Rezept, um Karten für jeden Tag, jede Woche und jeden Monat zu planen.

Sie können auch Trello, Zapier und RescueTime verknüpfen, um Ihre Zeit automatisch zu erfassen und alle erledigten Aufgaben zu protokollieren. Die schrittweisen Anweisungen von RescueTime zeigen Ihnen, wie Sie vorgehen müssen. Cool, richtig?

Integrieren Sie die Kanban-Methode, um Teamprojekte zu verwalten

Kanban ist ein System, das den Workflow visuell organisiert, häufig mit Karten, die in Spalten (wie „Zu erledigen“, „Erledigen“ und „Fertig“) auf einer Tafel angeordnet sind. Wie Sie sehen, lässt sich Trello vom Kanban-Board inspirieren und eignet sich perfekt für die Verwaltung von Projekten. Insbesondere agile Softwareteams haben sich anscheinend an Trello gewandt, um Aufgaben zu priorisieren und alle Phasen eines Projekts in den Griff zu bekommen sowie Besprechungsnotizen aufzuzeichnen und Ressourcen gemeinsam zu nutzen.

Auch wenn Sie in Ihren Projekten keine "Sprints" verwenden, können Sie dieses Beispiel-Agile-Board in Ihr Trello-Konto kopieren und die Listen (einschließlich der Listen "Nächste Schritte", "Fragen", "Raum für Verbesserungen" und "Tolle Dinge") nach Ihren Wünschen anpassen für Ihre Arbeitsprojekte.

(Übrigens, mit der kostenlosen Version von Trello können Sie die Hintergrundfarbe ändern. Um jedoch eine ausgefallene Fotohintergrundunterstützung zu erhalten, wie Sie im obigen Screenshot sehen können, benötigen Sie Trello Gold, also 5 USD pro Monat oder 45 USD pro Jahr.)

Verwenden Sie Trello für die persönliche und familiäre Organisation

Zusätzlich zu Ihren Aufgaben können Sie im Tool alle Arten von Listen erstellen, wobei die Karten jede Art von Text sind. Hier sind einige Beispiele.

Halten Sie ein kleines Team oder eine Familie auf dem Laufenden

Sie können Trello auch als Team- oder Familienstatus- / Nachrichtenbrett verwenden, wie diese Vorlage zeigt. Mit Listen für jede Person kann jede Karte eine einfache Nachricht von den anderen Mitgliedern, eine Terminerinnerung, eine zugewiesene Aufgabe oder Aufgabe oder ein Vorschlag sein. (Sie können ein Abstimmungs-Power-Up aktivieren, um die Stimmenzahl der Teammitglieder zu aktivieren.)

Anstelle einer Liste für jede Person können Sie auch eine Liste für jeden Bereich haben, den das Team ansprechen muss: z. B. Einkaufslisten, Besprechungspläne, Projektideen usw. Von der Seitenleiste aus können Sie Mitgliedssymbole auf eine beliebige Karte ziehen, um ihr eine Person zuzuweisen.

Planen Sie einen ganzen Urlaub

Einige Reisen erfordern viel Arbeit, um sie zu planen, mit zu vielen Details, um sie zu jonglieren, und mit Dingen, die man im Auge behalten muss. Wir sind große Fans von TripIt, um unsere Reiserouten automatisch per E-Mail zu organisieren. In der Planungsphase ist jedoch ein Tool wie Trello sehr praktisch. Sie können Listen für alle Ihre Reservierungen, Orte, die Sie essen möchten, Sehenswürdigkeiten, Packlisten und vieles mehr haben. Teilen Sie das Brett mit jemandem, mit dem Sie reisen, und er kann auch seine eigenen Karten hinzufügen.

Wenn Ihre Reise voll ist, ist es etwas stressfreier, einen Blick auf das zu werfen, was Sie geplant haben, um sicherzustellen, dass alle Ihre Basen (Restaurants, Transportmittel usw.) abgedeckt sind Listen Sie können Ihre Reiseroute ganz einfach anpassen, indem Sie die Karten auf einen anderen Tag ziehen oder sie in der Liste nach oben oder unten verschieben.

Organisieren Sie ein Heimwerkerprojekt

In diesem Beispiel von Trello wird ein Umbauprojekt anhand der Vorlage "Zu erledigen", "Ausführen" und "Fertig" organisiert. Sie können jedoch auch spezifischere Listen hinzufügen, z. B. Auftragnehmer-Schätzungen, Produktlisten, Budget, DIY usw.

Planen Sie eine Hochzeit von Anfang bis Ende

Die Planung des großen Tages ist ein weiteres großes Projekt, aber Trello kann Ihre Hochzeitspläne visuell organisieren. Tabitha Neal hat eine großartige Anleitung zur Verwendung von Trello für die Planung einer Hochzeit, während Trello über eine Vorlage für das „Wedding Command Center“ verfügt, die Aufgaben für 12+ Monate, 10-12 Monate, 8 Monate usw. vor dem Hochzeitstag in Listen aufteilt.

Planen Sie einen Roman oder ein Drehbuch

Die Verwendung von Karteikarten, um eine Handlung für einen Roman oder ein Drehbuch abzubilden, ist eine klassische Schreibtechnik. Trello kann diese physischen Karteikarten ersetzen. Die obige Vorlage stammt von Reddit User Tleisher und kann an jede Fiktion angepasst werden.

Schnappen Sie sich Trello-Vorlagen

Sie können Trello für so ziemlich alles verwenden, für das Sie Listen erstellen würden - insbesondere für komplexe Projekte. Noch mehr Ideen? Schauen Sie sich dieses Board of Templates (jede Karte ist eine Vorlage, die Sie in Ihr Konto kopieren können), einige inspirierende Boards oder diese Vorlagen von Trello an (Veranstaltungsplanung, freiberufliche Tätigkeit und Beratung, Veröffentlichung, Rekrutierung und Softwareentwicklung). Außerdem erfahren Sie hier, wie Sie Trello wie ein Profi verwenden.