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So bereinigen Sie Ihren überlasteten Google Mail-Posteingang (von Hand)

Es kommt eine Zeit, in der genug einfach genug ist. Ich hatte die Organisation meines weitläufigen Google Mail-Posteingangs monatelang, wenn nicht sogar jahrelang verschoben. Aber als mir Goldavelez.com mitteilte, dass wir eine Frühjahrsputzwoche haben würden, wusste ich, dass es Zeit war. Und ich würde keine kostbaren Stunden damit verschwenden, nach Apps oder Tools zu suchen, um die Aufgabe für mich zu erledigen. Ich musste Ron Swanson in meinen Posteingang schicken - die Ärmel hochkrempeln, hineinspringen und das Durcheinander manuell verwalten.

Bewertung Ihres unordentlichen Posteingangs

Da Sie Ihren Posteingang (wahrscheinlich) jeden Tag nutzen, haben Sie wahrscheinlich eine gute Vorstellung davon, welche Art von E-Mail Sie regelmäßig von wem erhalten. Sie wissen, für welche Listenservices Sie sich angemeldet haben, welche Nachrichten Sie erhalten, die eine höhere Priorität als andere haben (vielleicht sogar mehr als die Algorithmen von Google), welche Marketing-E-Mails Sie gerne erhalten und welche regelmäßigen E-Mails auf der Liste erscheinen Spam-Rand, weil Sie so viele von ihnen so oft gesendet werden.

Mit Google Mail können Sie nicht schnell feststellen, welche E-Mail-Adressen Ihnen die meisten E-Mails senden. Ich habe auch keine gute Erweiterung oder keinen Trick dafür gefunden. Dafür sollte man aber eigentlich keine spezielle Lösung brauchen. Sie wissen wahrscheinlich schon. Und wenn nicht, ist es nicht so schwer, es herauszufinden.

Werfen Sie beispielsweise einen kurzen Blick auf Ihren Posteingang - einfacher, wenn Sie den "Standard" -Eingang von Google Mail mit den fünf Registerkarten oben verwenden - und prüfen Sie, ob Absender oder Themen häufiger angezeigt werden, als sie sollten. Vielleicht schickt Ihnen Ihre Bank einmal täglich eine Nachricht über neue Konten, die Sie eröffnen könnten, zusätzlich zu den Benachrichtigungs-E-Mails, die Sie jedes Mal erhalten, wenn Sie Geld zwischen Konten überweisen. Vielleicht kaufst du eine Menge Sachen bei Amazon. Vielleicht pingt Facebook Sie jedes Mal an, wenn jemand, den Sie kennen, etwas unternimmt. Das Konzert, das Sie einmal an diesem Ort gesehen haben? Es ist möglich, dass Sie vom Veranstaltungsort (oder Ticketmaster, oder AXS, etc.) aus auf eine Vielzahl von E-Mails gestoßen sind.

Sie können sich auch ein Bild davon machen, wer Ihren Posteingang in die Luft sprengt, indem Sie einige einfache Suchvorgänge durchführen. Eine meiner am häufigsten verwendeten Google Mail-Suchanfragen lautet "von", gefolgt vom Namen eines Unternehmens oder eines Freundes oder manchmal einer E-Mail-Adresse. (Auch gut: "from: [name] is: ungelesen", um wirklich zu sehen, ob Ihnen jemand viele Dinge schickt, die Sie nicht ansehen.)

Starten Sie die Abmeldung

Wenn Sie herausfinden, wer Sie mit einer Menge E-Mails überhäuft, die Sie am wahrscheinlichsten auf dem Tab "Werbeaktionen" von Google Mail finden, haben Sie die großartige Gelegenheit, Ihren gesamten Posteingang "bereinigen" zu lassen ”Vorwärts viel einfacher zu verarbeiten.

Rufen Sie die E-Mails Ihrer eifrigeren Absender auf, und durchsuchen Sie die E-Mails nach einem Link zum Abbestellen, sofern dieser existiert, wenn Sie feststellen, dass Sie nicht viele ihrer Nachrichten lesen. Wenn Sie keine finden können, können Sie die Nachrichten als Spam melden. Obwohl dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann, wenn Sie eine E-Mail erhalten, ist dies eine großartige Möglichkeit, diesen Datenfluss auf ein Rinnsal zu reduzieren.

Der Standard-Posteingang von Google versucht automatisch, Marketingnachrichten aus Ihrem primären Posteingang auf einen separaten Tab für Werbeaktionen zu filtern. Dadurch wird es jedoch auch einfacher, die Verwaltung Ihrer E-Mails zu vergessen. Seien Sie in Bezug auf Ihre E-Mails nicht „unsichtbar“. Sie verpassen nicht zuletzt wertvolle Marketing-E-Mails, die Sie interessieren, weil Sie von denen überschwemmt werden, die Sie noch nie gelesen haben.

Labels: Die Schlüssel zu einem perfekten Posteingang

Ich habe ewig gebraucht, um mich an das Etikettierungssystem von Google Mail zu gewöhnen. Ja, ich weiß; Sie sind Ordner für Ihre E-Mails, nur nicht, da mehrere Labels (und Ihr Posteingang) gleichzeitig vorhanden sein können. Weil sie Etiketten sind. Keine Ordner. Ich verstehe es.

Ich beschrifte E-Mails immer noch nicht manuell, entweder indem ich ein Etikett aus der linken Seitenleiste von Google Mail über die betreffende E-Mail ziehe, indem ich die Dropdown-Beschriftungsschaltfläche (die wie ein Gepäckanhänger aussieht) verwende oder indem ich die E-Mail selbst in die E-Mail ziehe Der Label-nicht-Ordner auf dem Hauptbildschirm von Google Mail. Ich ermutige Sie, eine dieser Techniken auszuprobieren. Sie sind nicht für mich - zumindest nicht manuell. Mehr dazu gleich.

  • Widerstehen Sie dem Drang, eine Million Etiketten zu erstellen

Als ich mit Labels rumgespielt habe, habe ich festgestellt, dass ich mir das Leben erschwert habe, weil ich viel zu präzise war. Für einige funktioniert das; Ich habe gesehen, dass Arbeitskollegen einen speziellen VIP-Posteingang für jedes einzelne Mitglied ihres Teams, jeden Manager und jeden überaus wichtigen Kollegen haben, mit dem sie funktionsübergreifend zusammenarbeiten. Wenn Sie jeden Tag eine absurde Menge an E-Mails erhalten, ist dies vermutlich eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie nie eine Nachricht von wichtigen Personen verpassen - eine, die für Google Mail in Betracht gezogen werden sollte, wenn Sie dazu neigen.

Stattdessen benutze ich einige Etiketten, um wichtige Themen zu erfassen, die mir wichtig sind. Zum Beispiel habe ich ein "Daily Email" -Label für häufige E-Mails, die mir wichtig sind. Ich verwende die Unteretiketten "Nachrichten" und "Theater" in "Tägliche E-Mail", um die täglichen Nachrichten und Aktualisierungen der verschiedenen Nachrichteneinheiten, die ich abonniere, und einiger Theaterlistenservices, auf denen ich in meiner Nähe bin, zu verfolgen. (Jeder Listenserver ist so eingestellt, dass er mir automatisch einen Batch-Auszug der Tagesnachrichten sendet. Andernfalls hätte ich wahrscheinlich für jeden einzelne Unteretiketten.)

Ich habe ein einfaches "Finance" -Label, das ich für alles verwende, was mit Geld zu tun hat, einschließlich Kontoaktualisierungen von meinen Banken, Marketingmitteilungen von meinen Banken, alle Mitteilungen von verschiedenen Kreditkartenunternehmen, die mich gern schlagen, und Dumping Grund für Sites wie Nerdwallet, Slickdeals und AwardWallet - um nur einige zu nennen.

Das einzige E-Mail-Label, dem ich große Aufmerksamkeit schenke, ist mein "_wichtiges" Label, das so benannt ist, dass es ganz oben auf meiner Label-Liste steht. Dort habe ich Unteretiketten für alle E-Mails, die von meinen Mitbewohnern gesendet wurden (normalerweise über die Planung einer bevorstehenden Veranstaltung oder um mich über die Gerichte anzuschreien). ein Sub-Label für E-Mails von meiner Freundin (gleich); und ein rot gefärbtes "_to do" -Unteretikett, mit dem ich alle dringenden Aufgaben protokolliere, die ich benötige, um eine zu erhalten.

Ein letztes Etikett - "_ shipping" - ist mein Allheilmittel für alles von Amazon, UPS, FedEx oder USPS. Wenn es irgendwann zu mir nach Hause kommt, wird es in der Schifffahrt angezeigt. Und es ist schön zu sehen, dass am Morgen ein kleines (1) auftaucht, was normalerweise bedeutet, dass bald etwas Tolles eintrifft, wenn nicht an diesem Tag.

  • Organisieren Sie Ihre Etiketten

Eine der nützlichsten Funktionen von Google Mail ist das Ein- und Ausblenden von Labels nach Bedarf. Auf diese Weise können Sie alte Etiketten archivieren, wenn Sie sie zum Verfolgen eines Projekts verwendet haben, das vor einiger Zeit beendet wurde. Außerdem können Labels in der linken Seitenleiste von Google Mail angezeigt werden, wenn Sie etwas zum Anschauen haben (was ich für unglaublich hilfreich halte, um meine Aufmerksamkeit zu erregen).

Um die Sichtbarkeit Ihrer Labels anzupassen, rufen Sie das Einstellungsmenü von Google Mail auf, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Hauptfensters klicken und auf Einstellungen klicken. Klicken Sie dort auf Labels. Der Bildschirm, der als nächstes eingeblendet wird, sieht zunächst einschüchternd aus, aber es ist die beste Möglichkeit, Ihren Posteingang frei von Etikettenunordnung zu halten.

Beispielsweise können Sie Systembezeichnungen wie "Chat" oder "Spam" verbergen, wenn Sie wissen, dass Sie nie durch Root werden. Sie können auch alle Google Mail-Kategorien ausblenden, die in der Standardansicht von Google Mail bereits oben im Hauptfenster angezeigt werden.

Von Ihnen erstellte Beschriftungen ein- oder ausblenden oder, wenn Sie sich für den dynamischen Ansatz entscheiden möchten, festlegen, dass sie nur in Ihrer Seitenleiste angezeigt werden, wenn Sie ungelesene Nachrichten haben. Das ist allerdings eine kleine Lüge, da Sie auf jedes von Ihnen erstellte Etikett auch zugreifen können, indem Sie auf die Schaltfläche "Mehr" unten in der Etikettenliste Ihrer Seitenleiste klicken. Diese kleineren Labels werden nur dann an prominenter Stelle angezeigt, wenn Sie eine Nachricht zum Ansehen haben.

Lassen Sie Google Mail Ihre Etikettierung für Sie erledigen

Labels sind großartig, aber wenn Sie einen ziemlich großen Teil der eingehenden E-Mails haben, mit denen Sie täglich zu tun haben, kann sich der Prozess der Organisation entmutigend anfühlen. Koppeln Sie Ihre Labels jedoch mit einigen kreativen Google Mail-Filtern, und Ihr Posteingang sortiert sich automatisch in Ihrem Namen. Das Filtern Ihres Google Mail-Kontos kann sich zwar ein wenig entmutigend anfühlen und erfordert ein wenig Zeit, um es zu korrigieren. Auf lange Sicht zahlt sich dieser Vorgang jedoch aus.

  • Richten Sie Ihre ersten Filter ein

Der einfachste Weg, einen Google Mail-Filter zu erstellen, besteht darin, auf eine E-Mail zu klicken und Google Mail zu erlauben, einen Filter basierend auf den E-Mail-Parametern zu erstellen. Wenn Ihr Lieblings-Sandwich-Shop Sie jeden Tag mit E-Mails überhäuft, Sie diese aber unbedingt abfangen möchten (für diese süßen Sandwich-Angebote), öffnen Sie die E-Mail, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr in der Google Mail-Suchleiste und wählen Sie die aus Option "Nachrichten wie diese filtern".

  • Anpassen eines Filters, um die Genauigkeit zu erhöhen

Wenn Sie Gmail überlassen, nach einer Nachricht zu filtern, kategorisiert der Dienst eine E-Mail möglicherweise nach ihrer "Liste" und nicht nach der E-Mail-Adresse des Absenders. Dies sollte für die meisten Marketingnachrichten in Ordnung sein. Sie können dies jedoch auch löschen und Platzhalter im Feld "Von" verwenden, um sicherzustellen, dass ein Filter jede einzelne Nachricht erfasst, die ein Unternehmen an Sie sendet.

Wenn Ihr Sandwich-Bereich E-Mails von Adressen sendet, die eine Vielzahl von Unterdomänen verwenden, können Sie dieses Beispiel nicht fortsetzen. Wenn Sie also in das Feld "Von" eingeben, wird nicht alles gefunden. Sie können jedoch vertikale Balken (Umschalt-umgekehrter Schrägstrich) verwenden, um Ihrem Filter zusätzliche Einträge hinzuzufügen. In diesem Fall können Sie also in das Feld von schreiben, um mehrere eingehende E-Mails desselben Unternehmens zu erfassen.

Sie können auch versuchen, generisch zu werden: Wenn Sie etwas eingeben, wird alles angezeigt, was der Kaffeeautor Ihnen sendet. Sie müssen nur präziser werden, wenn Sie versuchen, einige Nachrichten zu filtern, andere jedoch nicht. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Nachrichten von einer bestimmten Theaterfirma ein Label erhalten, und nicht alle Nachrichten zu allen Theatern (oder zum Theater im Allgemeinen), oder wenn Sie sich nicht mit Kunst beschäftigen, Nachrichten von einem bestimmten Jim (von) die New Hamp-Shire Darkmagics) statt aller Jims.

  • Warum es sich lohnt, sich mit Filtern zu vergnügen?

Mit dem Filtern von Google Mail können Sie unglaublich kreativ werden und sogar Ihren Posteingang von E-Mail-Konten, die Sie noch nicht in der Whitelist geführt haben, vollständig sperren. Es ist extrem, aber es ist eine Möglichkeit. (Sie können Google Mail sogar verwenden, um unbegrenzte E-Mail-Adressen zu erstellen und auf diese Weise zu filtern. Geben Sie Ihren Banken beispielsweise eine " " Adresse und filtern Sie alle Google Mail-Nachrichten basierend auf dem Feld "An:" anstelle des Felds "Von:". " Feld.)

Ich finde es einfacher, eine einfache Regel zu beachten: Wenn ich ein Etikett habe, sollte ich einen Filter haben. In meinem Fall habe ich einen Filter eingerichtet, mit dem ich jede E-Mail, die ich an mich selbst sende, als "Zu erledigen" bezeichne, die E-Mail als "wichtig" kennzeichne - eine praktische Möglichkeit, mir eine Erinnerung an irgendetwas per E-Mail zu senden. Mein Finanzfilter sieht etwas widerspenstiger aus, funktioniert aber:

  • Sie können auch mit Filteraktionen kreativ werden

Die andere wichtige Hälfte des Filtervorgangs sind alle anderen Aktionen, mit denen Sie spielen können, sobald Sie Ihre Trigger eingerichtet haben. Es ist einfach, Google Mail anzuweisen, eine bestimmte E-Mail von einem bestimmten Absender zu kennzeichnen. Damit Ihr primärer Posteingang (und, falls vorhanden, Ihre kategorialen Registerkarten) übersichtlich bleibt, sollten Sie Google Mail mitteilen, dass diese gefilterten E-Mails auch Ihren Posteingang überspringen sollen.

Dies bedeutet nicht, dass Sie diese Nachrichten nicht lesen oder beim Empfang bemerken können. Stattdessen bedeutet diese Funktion zum automatischen Überspringen, dass Ihr primärer Posteingang nicht mit E-Mails aus Ihrem bevorzugten Sandwich-Shop verstopft wird. Stattdessen wird in Ihrem Sandwich-Filter eine wachsende Zahl angezeigt, die Sie darauf hinweist, dass es Nachrichten gibt, die Sie lesen sollten. Ich finde es viel einfacher zu verwalten, als einen Posteingang voller E-Mails mit farbcodierten Filtern zu haben, und es funktioniert ein bisschen mehr wie die alte "Regel erstellen" -Funktion in Outlook oder Mail, mit der Sie vielleicht besser vertraut sind.