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So behandeln Sie E-Mail-Spam von sich aus

In der Folge dieser Woche von Tech 911 - unserer regulären Kolumne, die sich mit Ihren dringendsten technischen Fragen befasst (die Sie uns hier senden können und sollten) - werfen wir einen Blick auf ein klassisches Problem mit einer besonderen Wendung: Spam.

Niemand mag es, einen Posteingang voller Mist zu haben, und die meisten Dienste sind heutzutage gut darin, offensichtliche Nachrichten herauszufiltern, mit denen Sie sich nicht befassen sollten, wie diejenigen, die versuchen, Sie für Geld zu erpressen, indem sie eine noch größere Auszahlung machen, oder diejenigen, die versprechen, die Größe zu erhöhen von deiner Brust und / oder Willie.

Aber was ist, wenn die Person, die für das Versenden des Spam verantwortlich ist, ... Sie ist? Goldavelez.com-Leserin Karen schreibt:

Wie kann man sich selbst blockieren?

Was hier passiert ist, dass Spammer Ihre E-Mail-Adresse fälschen, um jeglichen Spam-Schutz zu umgehen. Je nachdem, wie der Spam-Schutz Ihres Unternehmens eingerichtet ist, ist dies leider ein anständiger und wirksamer Trick. Sie haben nicht viele Details angegeben, aber ich denke, der erste, beste Schritt besteht darin, Ihr IT-Team auf Fehler zu untersuchen - wenn Sie eines haben - und es dazu zu bringen, serverseitige Regeln einzurichten, die prüfen, ob dies der Fall ist Es wird eine E-Mail von außerhalb Ihrer Organisation gesendet, die jedoch die Domain Ihrer Organisation als Teil der (gefälschten) E-Mail-Adresse des Absenders verwendet.

Dieser Prozess ist nicht wirklich einer, mit dem ich sprechen kann, da ich ihn noch nie durchgeführt habe, aber Ihr IT-Team sollte in der Lage sein, dies einzurichten. Darüber hinaus sollte jeder, der für die Infrastruktur Ihres Unternehmens verantwortlich ist, sicherstellen, dass SPF, DKIM und / oder DMARC eingerichtet sind. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass E-Mails, die von Ihrer Domain gesendet werden, authentisch sind (und E-Mails sind) Sie erhalten, die scheinbar von Ihrer Domain stammen, dies aber nicht sind, korrekt als Spam markiert sind).

Wenn Sie eine eigene Domain besitzen und Ihr Unternehmen eine eigene Domain ist, sollten Sie untersuchen, welche Dokumentation Ihr Webhost zu diesen drei Protokollen hat. Ihr Gastgeber kann Ihnen möglicherweise erklären, wie Sie sie auf eine leicht verständliche Art und Weise einrichten. Dies könnte Ihnen ein großartiges Werkzeug für den Kampf gegen Ihren Selbst-Spam sein.

Stellen Sie ohne Outlook selbst sicher, dass Sie die Spam-Kampffunktionen des Programms in vollem Umfang nutzen. In meiner Outlook-Version kann ich auf den Junk-Mail-Filter zugreifen, indem ich auf die Registerkarte "Startseite" und die kleine Verknüpfung "Junk" (rechts neben "Neue E-Mail" und "Neue Elemente") klicke.

Klicken Sie im angezeigten Dropdown-Menü auf Junk-E-Mail-Optionen und vergewissern Sie sich zunächst, dass diese aktiviert sind. Stellen Sie dann eine Stufe ein, die Sie bequem verwenden können. Gehen Sie auf jeden Fall "niedrig" zumindest; Als "hoch" eingestuft, sollten Sie jedoch von Zeit zu Zeit Ihren Junk-E-Mail-Ordner überprüfen, um zu verhindern, dass legitime Daten in den Filter gelangen. Sie können es auch so einrichten, dass nur E-Mail-Adressen oder Domänen in einer Whitelist in Ihren Posteingang gelangen. Damit wird das Problem "Von mir selbst gesendet" jedoch wahrscheinlich nicht gelöst, da Sie nicht unbedingt blockieren möchten Ihre eigene E-Mail-Adresse.

Überprüfen Sie Ihren gesendeten Ordner, um sicherzustellen, dass Sie diesen Spam nicht an sich selbst senden. Ich bezweifle, dass dies der Fall ist, aber in diesem Fall handelt es sich um ein völlig neues Problem: ein Problem, bei dem Sie Ihre Kennwörter ändern, den Zugriff auf Apps von Drittanbietern deaktivieren, die Sie mit Ihrem E-Mail-Konto verknüpft haben, und so weiter. (Kurz gesagt, Sie wurden irgendwie gehackt, und Spammer sprengen tatsächlich E-Mails von Ihrer Adresse.)

Sie können versuchen, eine Drittanbieter-App wie Mailwasher zu installieren, um Ihre Spam-Probleme zu lösen. Ich habe diese Version selbst noch nicht verwendet, aber es lohnt sich, die kostenlose Version zu testen, um festzustellen, ob sie Ihnen tatsächlich dabei hilft, gefälschte E-Mails zu reduzieren.

Wenn Sie weiterhin Probleme haben, können Sie auch versuchen, einen neuen E-Mail-Alias ​​in Ihrem Unternehmen zu erstellen. Filtern Sie alle Nachrichten, die von Ihrer „alten“ E-Mail-Adresse stammen, in den Papierkorb und verwenden Sie diese neue E-Mail nur, wenn Sie beabsichtigen, Nachrichten an sich selbst zu senden. Es ist eine grobe Umgehung, aber eine einfache.

Wenn Sie ein Team sind und nur die E-Mail-Funktionen Ihres Webhosts zum Empfangen von Nachrichten für Ihr Unternehmen verwenden, sollten Sie sich an diese wenden, um sicherzustellen, dass Sie den Spam-Schutz für Ihre Domain aktiviert haben. Sie können auch einen Dienst wie die Google G Suite für Ihre Domain einrichten. Es kostet Sie monatlich 5 US-Dollar, aber Googles integrierte Funktionen zur Spam-Bekämpfung sind beeindruckend und Sie können Ihre E-Mails auch weiterhin mit Outlook anzeigen, wenn Sie dies wünschen.

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