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So arbeiten Sie mit Google Drive wie mit einer Desktop Suite

Google Drive und die darin enthaltenen Apps (Dokumente, Blätter und Folien) eignen sich hervorragend für Benutzer, die eine einfache Office-Suite suchen. Es ist kostenlos, macht die Zusammenarbeit einfach und so gut wie jeder kann es nutzen. Wenn Sie jedoch an etwas Traditionelleres wie Microsoft Office gewöhnt sind, zögern Sie möglicherweise, es zu verwenden. Hier erfahren Sie, wie Sie Google Drive so gestalten können, wie Sie es von Desktop-Suiten gewohnt sind.

Warum Google Drive?

Verstehen Sie uns nicht falsch, Full-Office-Suiten eignen sich hervorragend für Menschen, die in Büros arbeiten und eine Menge spezifischer Funktionen benötigen. Sie müssen nicht einmal für diese Funktionen bezahlen, da eine Suite wie LibreOffice viele der gleichen Funktionen wie Microsoft Office ausführen kann. Die Tatsache ist, dass die meisten von uns nicht die Tausenden von Funktionen benötigen, die Microsoft Office bietet.

Je mehr Funktionen vorhanden sind, desto verwirrender wird ein Programm, und obwohl Software wie Word großartig ist, ist sie auch langsam und schwierig zu verwenden, wenn Sie sich nur hinsetzen und etwas machen möchten. Noch wichtiger ist, dass Google Drive bestimmte Aufgaben tatsächlich einfacher macht als eine Desktop Office-Suite. Die Zusammenarbeit mit großen Gruppen ist mit Google Drive erheblich einfacher. Für die Freigabe von Dokumenten ist keine spezielle Software zum Öffnen erforderlich, und Sie können von überall auf nahezu jedes Gerät mit Internetverbindung zugreifen. Was ihm an Leistungsmerkmalen fehlt, macht die Benutzerfreundlichkeit wieder wett.

Trotzdem fehlen in Google Drive definitiv viele Funktionen, die von einer Office-Suite benötigt werden. Mit einigen kleinen Anpassungen können Sie Google Drive so gut wie alles tun lassen, was ein gewöhnlicher Nutzer sich nur wünschen kann.

Erfahren Sie, was Google Drive alles kann (und was nicht)

Google Drive umfasst eine Vielzahl verschiedener Dienste, aber die drei Apps, die es mit Office-Suiten aufnehmen muss, sind Docs (Textverarbeitung), Sheets (Tabellenkalkulation) und Slides (Präsentationen). Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Funktionen der Google-Suite und deren Beziehung zu den meisten Desktop-Office-Suiten:

  • Google Drive kann Microsoft Office-Dokumente öffnen und bearbeiten
  • In Google Drive werden Dokumentversionen im Wert von 30 Tagen gespeichert, sodass Sie zurückgehen und frühere Bearbeitungen anzeigen können. Das bedeutet auch, dass Sie eine frühere Version wiederherstellen können, wenn Sie etwas Wichtiges überschreiben.
  • Google Text & Tabellen unterstützt wie Office eine Vielzahl von Vorlagen für Lebensläufe, Budgetplaner, Lehrpläne und mehr.
  • Google Text & Tabellen enthält Tools für die Zusammenarbeit und Notationsoptionen. Sie benötigen jedoch ein Add-On, um die Funktion "Änderungen nachverfolgen" von Word näher zu bringen.
  • Wie Office unterstützt Google Drive Add-Ons für zusätzliche Funktionen
  • Das Recherche-Tool von Google Text & Tabellen erleichtert das Speichern Ihrer Notizen und anderer Recherche-Dokumente.
  • Alle Dateien von Google Drive werden automatisch in Ihrem Google Drive-Konto gespeichert, sodass Sie jederzeit von jedem Computer, Telefon oder Tablet darauf zugreifen können.
  • Google Sheets unterstützt grundlegende Formatierungen, die Bearbeitung von Formeln, Vorlagen, Tabellenkalkulationsfunktionen und Filteransichten.
  • Google Slides verfügt nicht über so viele pfiffige Animationsfunktionen wie Powerpoint. Aufgrund seiner Einfachheit kann jedoch jeder in wenigen Minuten eine gute Präsentation erstellen.

Google Drive verfügt über zahlreiche weitere Funktionen. Die oben genannten Funktionen sind jedoch für den Großteil der Funktionen verantwortlich, die zwischen einer Desktop-Suite und Google Drive übertragen werden. Lassen Sie uns nun diese Funktionalität erweitern, um Google Drive für kleine Unternehmen, Autoren, Studenten und alle anderen nutzbar zu machen, die ihre Desktop-Suite nicht mehr benötigen.

Google Drive offline schalten

Auf einen Blick scheint Google Drive nur online zu sein. Immerhin ist es eine Web-App, oder? Sie können jedoch alle Apps in Google Drive offline verwenden, genau wie eine Desktop Office-Suite, wenn Sie diese im Voraus einrichten. Alles was Sie brauchen ist Google Chrome. So richten Sie es ein:

  1. Wechseln Sie in Chrome zu drive.google.com.
  2. Klicken Sie auf "Mehr" und wählen Sie "Offline"
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "App herunterladen", um zum Chrome Web Store zu gelangen und die Google Drive-App herunterzuladen
  4. Klicken Sie nach der Installation auf das Laufwerkssymbol und dann auf die Schaltfläche "Offline aktivieren"

Um diese Funktion optimal nutzen zu können, sollten Sie den Offlinemodus auf allen Computern aktivieren, auf denen Sie arbeiten. Jetzt werden die Dateien, an denen Sie arbeiten, mit Google Drive synchronisiert und Sie können sie bearbeiten, unabhängig davon, ob Sie über eine Internetverbindung verfügen oder nicht. Wenn Sie einen traditionelleren Ordnerzugriff und lokale Versionen Ihrer Dateien wünschen, erleichtert die Google Drive-App den Zugriff auf Ihre Dateien von Ihrem Desktop aus.

Verwenden Sie Add-Ons in Google Text & Tabellen

Es ist kein Geheimnis, dass Google Text & Tabellen nicht über die Funktionen von Microsoft Word verfügt. Und zum größten Teil ist das okay. Bei den wenigen Funktionen, die Sie benötigen, können Sie mit den kürzlich eingeführten Add-Ons für Google Text & Tabellen erweiterte Funktionen hinzufügen - ohne unnötige Kosten. Hier sind nur einige Beispiele für einige der nützlicheren Add-Ons, die derzeit verfügbar sind:

  • Inhaltsverzeichnis: Wie der Name schon sagt, enthält dieses Add-On ein grundlegendes Inhaltsverzeichnis. Wie das Inhaltsverzeichnis in Word wird es dynamisch erstellt, wenn Sie neue Abschnitte eingeben und hinzufügen. Es ist nicht ganz so robust wie das in Word und wird wahrscheinlich nicht für Ihre Doktorarbeit funktionieren, aber es bietet eine einfache Möglichkeit, auf verschiedene Teile eines Dokuments zuzugreifen.
  • EasyBib: Die Eingabe von Bibliografien ist immer schwierig. Office-Suites haben dies jedoch etwas vereinfacht, da sie eine einfache Möglichkeit zum Hinzufügen von Quellen bieten, ohne sich um die Formatierung kümmern zu müssen. EasyBib macht dasselbe für Google Text & Tabellen.
  • Änderungen nachverfolgen: Die herausragende Funktion von Word in der Zusammenarbeit ist die Funktion zum Nachverfolgen von Änderungen. Dieses Add-On bringt diese Funktionalität in Google Text & Tabellen.
  • Einfache Kopf- und Fußzeilen: Google Text & Tabellen bietet keine einfache Möglichkeit, Ihre Kopf- und Fußzeilen auf der Seite zu verwalten, wie dies bei Word der Fall ist. Dieses Add-On macht es etwas schmerzfreier, indem Sie die Formatierung aus einem anderen Dokument übernehmen können.
  • Konsistenzprüfung: Die Konsistenzprüfung von Word ist hilfreich für große Dokumente, bei denen Sie sicherstellen müssen, dass die Konsistenz der Formatierung nicht versehentlich geändert wird. Dieses Add-On macht dies in Docs möglich.
  • DocumentMerge: Die Dokumentenzusammenführung von Word ist eine der leistungsstärksten Funktionen, die in den meisten Fällen nur selten benötigt werden. Dieses Add-On macht dies jedoch mit Google Text & Tabellen möglich.
  • Thesaurus: Wenn Sie keine Lust haben, einen ganz neuen Tab zu öffnen, um nach Synonymen zu suchen, bringt dieses Add-On einen Thesaurus direkt in Docs.

Verwenden Sie Add-Ons in Google Sheets

Wie Google Text & Tabellen verfügt auch Google Sheets über eine Vielzahl von Add-Ons, die neue Funktionen bieten. Die meisten davon bringen Sie nicht auf ein Kraftpaket wie Excel. Stil, kombiniert mit einem grundlegenden Verständnis der Formeln, werden Sie nah genug dran sein, wenn Sie Tabellenkalkulationen nur für bestimmte Aufgaben verwenden:

  • Stile: Stile erweitern die Gestaltungsmöglichkeiten von Excel, wenn Sie diese Tabellen spannender gestalten möchten als eine Reihe von schwarzen und weißen Feldern.
  • Werte zusammenführen: Das hört sich langweilig an, aber Sheets hat diese häufig verwendete Tabellenkalkulationsfunktion gefehlt. Es ist also schön, dass dieses Add-On dies ermöglicht.
  • Erweitertes Suchen und Ersetzen: Sheets verfügt über eine einfache Such- und Ersetzungsfunktion, die mit diesem Add-On jedoch besser mit Excel übereinstimmt.
  • Weitere Schriftarten: Wie der Name schon sagt, können Sie auf eine viel größere Bibliothek von Schriftarten in Google Sheets zugreifen.
  • Vorlagengalerie: Für diejenigen unter uns, die keine Tabellenkalkulationsassistenten sind, können Vorlagen unser Leben erheblich erleichtern. Während Sheets einen eigenen Satz von Vorlagen hat, bringt dieses Add-On eine Menge mehr.

Sheets hat noch einen langen Weg vor sich, bevor es das Desktop-Tabellenkalkulationsprogramm für Unternehmen überhaupt ersetzen kann. Das heißt, wenn Sie nur Ausgaben protokollieren, Mailinglisten verwalten oder irgendetwas anderes in Ihrem Leben verfolgen, macht Sheets seine Arbeit gut.

Fügen Sie benutzerdefinierte Funktionen mit Skripten hinzu

Die Add-Ons und die grundlegenden Funktionen von Google Drive sind großartig. Wenn Sie jedoch wirklich tiefer in das Thema eintauchen möchten, müssen Sie Google Apps Scripts ausprobieren. Mit diesen Skripten können Sie Google Text & Tabellen so gut wie alle Funktionen hinzufügen, die Sie sich vorstellen können. Sie ähneln in gewisser Weise den Office-Makros. Dazu gehören einfache Funktionen wie das Hinzufügen von Makros und viel kompliziertere Aktionen wie das Konvertieren eines Google Text & Tabellen-Dokuments in Markdown.

Sie können Skripte durchsuchen, die von anderen Personen erstellt wurden, und sie in Sheets hinzufügen, sodass Sie das Programmieren nicht selbst erlernen müssen. Viele dieser Skripte werden auf Add-Ons umgestellt, aber sie sind immer noch recht nützlich, da sie:

  • Doppelte Zeilen entfernen: Warum diese grundlegende Funktion in Sheets fehlt, ist uns ein Rätsel, aber dieses Skript fügt sie hinzu.
  • Hinzufügen von Erinnerungen zu einer Tabelle: Tabellenkalkulationen sind leicht zu vergessen. Mit diesem Skript können kleine Erinnerungen hinzugefügt werden.
  • Arbeitsblätter in Google Text & Tabellen oder PDFs zusammenführen: Mit einem Arbeitsblatt fertig? Dieses Skript führt es zu einem Dokument oder einer PDF zusammen.
  • E-Mail-Nachrichten planen: Mit diesem Skript können Sie eine E-Mail in Google Mail schreiben und mithilfe eines Google-Blatts auslösen, wann es gesendet wird.
  • Zwischen Einheiten konvertieren: Die Excels-Konvertierungsfunktion ist großartig. Dieses Skript macht das meiste in Sheets möglich.

Wenn Sie ein Desktop-Programm wie Excel für eine bestimmte Funktion verwenden, mit der Sheets oder Docs nicht umgehen können, hat wahrscheinlich jemand ein Skript erstellt, das diese Funktionalität hinzufügt. Natürlich ist dies nicht immer der Fall, aber es lohnt sich, danach zu suchen, wenn Sie haben nur ein paar spezifische Funktionen, die Sie an Ihre Desktop-Software binden.

Machen Sie sich mit Google Slides vertraut

Google Slides ist die Präsentationssoftware, die in Google Drive integriert ist. Im Gegensatz zu Text & Tabellen können Sie die Leistung von Folien (noch) nicht wesentlich steigern. Das heißt, es hat immer noch eine Fülle von Funktionen, die die meisten von uns immer noch gut präsentieren, da die meisten Funktionen von Powerpoint ohnehin mehr schaden als nützen.

Der eigentliche Trick bei Google Slides besteht darin, sich mit der Funktionsweise vertraut zu machen und sich an die Themen zu gewöhnen. Sobald Sie eine Präsentation fertiggestellt haben, können Sie sie in einer Reihe von Formaten exportieren - einschließlich Powerpoint -, damit Sie diese Präsentation auf jedem Computer ausführen können, auf dem Sie sie sehen (Sie können sie auch einfach online veröffentlichen, um Ihr Leben zu vereinfachen). Sie haben eine Menge Optionen für kostenlose und billige Powerpoint-Alternativen, aber Google Slides erledigt die Arbeit für die meisten von uns gut genug.

Wenn Sie sich die Funktionen einer Office Suite genauer ansehen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass die meisten von uns innerhalb der Einschränkungen von Google Drive arbeiten können. Es ist definitiv mehr ein schrittweiser Ansatz. Sie fügen kleine Funktionalitäten hinzu, anstatt ein ganzes Paket zu erhalten, aber das bedeutet, dass es schneller und einfacher zu bedienen ist.