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Produktivität 101: Eine Einführung in die Pomodoro-Technik

Es ist schwierig, Dinge zu erledigen, besonders wenn Sie selbständig sind oder Dinge für sich selbst erledigen müssen, die Sie normalerweise aufschieben, wie das Bezahlen von Rechnungen. Es scheint immer etwas anderes zu tun zu geben: eine Schublade, die organisiert werden könnte, ein Anruf bei Ihrer Schwester oder die Überprüfung der Flugpreise auf einer Reise, die Sie nicht planen.

Eintreten: die Pomodoro-Technik. Diese beliebte Methode des Zeitmanagements kann Ihnen dabei helfen, Ablenkungen und Hyperfokus zu überwinden und die Dinge in kurzen Stößen zu erledigen, während Sie häufig Pausen einlegen, um Luft zu schnappen und sich zu entspannen. Das Beste ist, es ist einfach. Wenn Sie einen geschäftigen Job haben, von dem Sie erwarten, dass er produziert, ist dies eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu bewältigen. Lassen Sie es uns aufschlüsseln und sehen, wie Sie es auf Ihre Arbeit anwenden können.

Wir haben die Pomodoro-Technik definitiv schon einmal diskutiert. Wir haben es vor einigen Jahren kurz beschrieben und gleichzeitig die Vorteile des ablenkungsbekämpfenden Gehirntrainings hervorgehoben. Sie haben es sogar zu Ihrer bevorzugten Produktivitätsmethode gewählt. Wir haben uns jedoch noch nie eingehend mit der Funktionsweise und den ersten Schritten befasst. Also machen wir das jetzt.

Was ist die Pomodoro-Technik?

Die Pomodoro-Technik wurde in den frühen neunziger Jahren von dem Entwickler, Unternehmer und Autor Francesco Cirillo erfunden. Cirillo nannte das System "Pomodoro" nach dem tomatenförmigen Timer, mit dem er seine Arbeit als Universitätsstudent verfolgte. Die Methodik ist einfach: Wenn Sie mit einer großen Aufgabe oder einer Reihe von Aufgaben konfrontiert werden, teilen Sie die Arbeit in kurze, zeitlich festgelegte Intervalle („Pomodoros“ genannt) auf, die durch kurze Pausen voneinander getrennt sind. Dies trainiert Ihr Gehirn, sich für kurze Zeit auf das Wesentliche zu konzentrieren, und hilft Ihnen, Termine einzuhalten oder die Posteingänge ständig aufzufüllen. Mit der Zeit kann es sogar helfen, Ihre Aufmerksamkeitsspanne und Konzentration zu verbessern.

Pomodoro ist ein zyklisches System. Sie arbeiten in kurzen Sprints, was sicherstellt, dass Sie konstant produktiv sind. Sie können auch regelmäßige Pausen einlegen, die Ihre Motivation stärken und Sie kreativ halten.

So funktioniert die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist wahrscheinlich eine der am einfachsten zu implementierenden Produktivitätsmethoden. Alles was Sie brauchen ist ein Timer. Darüber hinaus sind keine speziellen Apps, Bücher oder Tools erforderlich (obwohl es viele davon gibt, wenn Sie diesen Weg gehen möchten - dazu später mehr). Cirillos Buch ist eine hilfreiche Lektüre, aber Cirillo selbst verbirgt nicht den Kern der Methode hinter einem Kauf. So fangen Sie mit Pomodoro in fünf Schritten an:

  1. Wählen Sie eine zu erledigende Aufgabe.
  2. Stellen Sie den Pomodoro auf 25 Minuten ein (der Pomodoro ist der Timer)
  3. Arbeiten Sie an der Aufgabe, bis der Pomodoro klingelt, und legen Sie dann einen Scheck auf Ihr Blatt Papier
  4. Machen Sie eine kurze Pause (5 Minuten ist OK)
  5. Alle 4 Pomodoros machen eine längere Pause

Diese „längere Pause“ dauert normalerweise 15 bis 30 Minuten, was auch immer erforderlich ist, damit Sie sich aufgeladen fühlen und bereit sind, eine weitere 25-minütige Arbeitssitzung zu beginnen. Wiederholen Sie diesen Vorgang ein paar Mal im Laufe eines Arbeitstages, und Sie werden tatsächlich viel erreicht - und haben viele Pausen eingelegt, um eine Tasse Kaffee zu sich zu nehmen oder Ihre Wasserflasche aufzufüllen.

Es ist wichtig zu beachten, dass ein Pomodoro eine unteilbare Arbeitseinheit ist - das heißt, wenn Sie von einem Mitarbeiter, einer Besprechung oder einem Notfall abgelenkt werden, müssen Sie entweder den Pomodoro dort beenden (Ihre Arbeit speichern und einen neuen beginnen) später), oder Sie müssen die Ablenkung verschieben, bis der Pomodoro abgeschlossen ist. Wenn Sie Letzteres tun können, schlägt Cirillo die Strategie „Informieren, Verhandeln und Rückrufen“ vor:

  1. Informieren Sie die andere (ablenkende) Partei, dass Sie gerade an etwas arbeiten.
  2. Verhandeln Sie einen Zeitpunkt, an dem Sie rechtzeitig auf das ablenkende Problem zurückkommen können.
  3. Planen Sie das Follow-up sofort.
  4. Rufen Sie die andere Partei zurück, wenn Ihr Pomodoro fertig ist und Sie bereit sind, das Problem anzugehen.

Natürlich ist nicht jede Ablenkung so einfach, und manche Dinge erfordern sofortige Aufmerksamkeit - aber nicht jede Ablenkung. Manchmal ist es vollkommen in Ordnung, Ihrem Kollegen zu sagen: „Ich bin gerade mitten in etwas, aber kann ich in ... zehn Minuten auf Sie zurückkommen?“ Wenn Sie dies tun, bleiben Sie nicht nur in der Spur, sondern auch gibt Ihnen die Kontrolle über Ihren Arbeitstag.

Wie fange ich mit der Pomodoro-Technik an?

Da ein Timer das einzige wichtige Pomodoro-Tool ist, können Sie mit jedem Telefon mit einer Timer-App, einer Countdown-Uhr oder sogar einer einfachen alten Eieruhr loslegen. Cirillo selbst bevorzugt einen manuellen Timer und sagt, dass das Abwickeln eines Timers "Ihre Entschlossenheit bestätigt, zu arbeiten". Trotzdem haben wir eine Reihe von Pomodoro-Apps hervorgehoben, die mehr Funktionen bieten als ein einfacher Timer. Hier sind ein paar zu beachten:

  • Marinara Timer (Web) ist eine Webanwendung, die wir zuvor hervorgehoben haben, damit Sie in einem angehefteten Tab geöffnet bleiben können. Sie können Ihre Timer-Warnungen so auswählen, dass Sie wissen, wann Sie eine Pause einlegen müssen, oder die Arbeitszeiten und Pausenzeiten nach Ihren Wünschen neu konfigurieren. Es ist bemerkenswert flexibel und Sie müssen nichts installieren.
  • Tomighty (Win / Mac / Linux) ist ein plattformübergreifender Desktop-Pomodoro-Timer, den Sie nach den traditionellen Pomodoro-Regeln auslösen und vergessen oder zum Anpassen Ihrer eigenen Arbeits- und Pausenzeiten verwenden können.
  • Eggcellent (ehemals Pomodorable (OS X)) ist eine Kombination aus Pomodoro-Timer und Aufgaben-App. Es bietet mehr visuelle Hinweise, wenn Ihre Aufgaben erledigt sind und was als Nächstes ansteht, und es lässt sich gut in die Reminders-App von OS X integrieren Sie können abschätzen, wie viele Pomodoros Sie benötigen, um eine Aufgabe abzuschließen, und dann Ihren Fortschritt verfolgen.
  • Focus Timer (iOS) hieß früher PomodoroPro und ist ein ziemlich funktionsreicher Timer für iPhone und iPad. Sie können die Arbeits- und Pausendauer anpassen, Ihren Arbeitsverlauf überprüfen, um festzustellen, wie sich Ihr Fokus verbessert, wie viel Zeit in Ihrer Arbeitssitzung verbleibt, und die App bietet sogar ein sternbasiertes Bewertungssystem, um Sie zu motivieren. Sie können sogar die Sounds anpassen und die Uhr ticken hören, wenn Sie Ihr Telefon sperren, damit Sie bei der Arbeit bleiben.

Dies sind nur einige gute Werkzeuge zur Auswahl. Sie können Google auch als Timer verwenden. Zögern Sie nicht, mit anderen zu experimentieren, aber denken Sie daran, dass der Fokus der Pomodoro-Technik auf der Arbeit liegt und nicht auf dem Timer, den Sie verwenden. Wenn Sie einen echten Tomaten-Timer wie Cirillo haben möchten, ist dieser für 7 US-Dollar bei Amazon erhältlich. Alternativ können Sie einen Tomaten-Timer und eine Kopie des Buches direkt bei ihm kaufen. Wenn Sie Kindle- oder ePub-Versionen des Buches möchten, können Sie diese auch direkt aus dem Cirillo-Store herunterladen.

Für wen funktioniert die Pomodoro-Technik am besten?

Die Pomodoro-Technik wird häufig von Entwicklern, Designern und anderen Personen eingesetzt, die regelmäßig kreative Arbeiten entwickeln müssen. Im Wesentlichen Menschen, die tatsächlich etwas produzieren müssen, um von anderen überprüft zu werden. Das bedeutet, dass jeder, von Autoren, die ihr nächstes Buch schreiben, bis hin zu Software-Ingenieuren, die am nächsten großen Videospiel arbeiten, von den zeitgesteuerten Arbeitssitzungen und Pausen profitieren kann, die Pomodoro anbietet.

Es ist jedoch auch nützlich für Menschen, die keine so starren Ziele oder Arbeitspakete haben. Jeder andere, der einen Posteingang oder eine Warteschlange hat, die er durcharbeiten muss, kann ebenfalls davon profitieren. Wenn Sie ein Systemingenieur sind, der über Tickets für die Arbeit verfügt, können Sie einen Timer festlegen und mit der Arbeit beginnen, bis der Timer abläuft. Dann ist es Zeit für eine Pause, nach der Sie zurückkommen und dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben, oder eine neue Charge von Tickets starten. Wenn Sie Dinge bauen oder mit Ihren Händen arbeiten, können Sie in den häufigen Pausen einen Schritt zurücktreten und überprüfen, was Sie tun, über Ihre nächsten Schritte nachdenken und sicherstellen, dass Sie nicht erschöpft sind. Das System ist bemerkenswert anpassungsfähig an verschiedene Arten von Arbeiten.

Schließlich ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Pomodoro ein Produktivitätssystem ist - kein Satz von Fesseln. Wenn Sie Fortschritte machen und der Timer abläuft, können Sie den Timer anhalten, Ihre Arbeit beenden und eine Pause einlegen. Das Ziel ist es, Ihnen zu helfen, in die Zone zu gelangen und sich zu konzentrieren - aber es soll Sie auch daran erinnern, Luft zu schnappen. Regelmäßige Pausen sind wichtig für Ihre Produktivität. Denken Sie auch daran, dass Pomodoro nur eine Methode ist und bei Ihnen möglicherweise funktioniert oder nicht. Es ist flexibel, aber versuchen Sie nicht, Ihre Arbeit hineinzuschieben, wenn es nicht passt. Produktivität ist nicht alles - es ist ein Mittel zum Zweck und eine Möglichkeit, weniger Zeit für das zu tun, was Sie tun, damit Sie Zeit für die Dinge investieren können, die Sie tun müssen. Wenn diese Methode hilft, probieren Sie es aus. Wenn nicht, erzwinge es nicht.

Integration von Pomodoro mit anderen Produktivitätsmethoden

Da sich die Pomodoro-Technik ganz auf Sie und nicht darauf konzentriert, wie Sie sich verhalten, bittet sie nur darum, mit anderen Methoden und Systemen neu gemischt zu werden.

Wenn Sie zum Beispiel ein Fan von GTD (auch bekannt als Getting Things Done) sind, können Sie GTD ganz einfach zum Organisieren und Priorisieren verwenden und dann Pomodoro verwenden, um Ihre Arbeit tatsächlich zu erledigen. Es funktioniert auch gut mit Methoden wie Kaizen, bei denen die kontinuierliche Verbesserung im Laufe der Zeit im Vordergrund steht, oder Scrum, bei dem Flexibilität in der Organisation und Priorität erforderlich ist, aber immer noch Ergebnisse erforderlich sind. Viele Produktivitätssysteme konzentrieren sich auf die Organisation oder bestimmte Tools. In diesen Fällen möchten wir Ihnen helfen, Dinge nicht zu vergessen und Prioritäten für Ihre Arbeit zu setzen. Pomodoro konzentriert sich darauf, dass Sie Fortschritte bei Ihren Aufgaben erzielen, konzentriert bleiben und Dinge erledigen, ohne verrückt zu werden. Auch wenn es gut mit anderen zusammenspielt, widerstehen Sie dem Drang, Ihre Methode zu überhacken und sie unnötig kompliziert zu machen. Der Nutzen von Pomodoro liegt in seiner Einfachheit.

Schließlich ist die Pomodoro-Methode sehr persönlich. Da es sich nur auf die Arbeit auswirkt, müssen Sie nicht andere Personen damit beauftragen, bevor es nützlich ist.

Wenn Sie mehr erfahren möchten

Zu diesem Zeitpunkt verfügen Sie über die erforderlichen Tools, um das Pomodoro-System zum Laufen zu bringen, wenn Sie es ausprobieren möchten. Es ist nicht schwierig, und Sie werden vielleicht feststellen, dass es Ihnen hilft, sich zu konzentrieren. Das Bild hat mehr zu bieten, und in Cirillos Buch finden Sie weitere Anleitungen und spezifische Beispiele, falls Sie diese benötigen. Darüber hinaus finden Sie hier eine kurze Liste weiterer lesenswerter Ressourcen:

  • Der Pomodoro-Technik-Blog
  • Das Handbuch "Erste Schritte mit Pomodoro"
  • Die Pomodoro-Technik illustriert
  • Unsere Pomodoro Tagpage

Bis zu einem gewissen Punkt können Sie nur so viel über die Pomodoro-Technik lesen - Sie müssen sie nur selbst ausprobieren und sehen, ob sie bei Ihnen funktioniert. Mit etwas Glück haben Sie die Möglichkeit, kontinuierlich produktiv zu sein und gleichzeitig das Ausbrennen zu verhindern. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie nicht fünf oder zehn Pomodoros an einem Tag zu sich nehmen: Viele Leute, die die Methode lieben, bemerken, dass Sie möglicherweise nur ein oder zwei davon erreichen, bevor Sie von etwas Unvermeidbarem abgelenkt werden. Das Ergebnis ist jedoch, dass diese ein oder zwei Pomodoros produktiver sein können als alles andere, was Sie den ganzen Tag tun.