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Produktivität 101: Eine Einführung in die Philosophie, Dinge zu erledigen (GTD)

Getting Things Done (GTD) ist ein System, um sich zu organisieren und produktiv zu bleiben. Äußerlich mag es kompliziert erscheinen, aber das Endziel ist, weniger Zeit mit den Dingen zu verbringen, die Sie tun müssen, damit Sie mehr Zeit für die Dinge haben, die Sie tun möchten. Lassen Sie es uns zusammenfassen und sehen, wie Sie eine vereinfachte Version auf Ihr Leben anwenden können.

Was ist GTD (Dinge erledigen lassen?)

Getting Things Done (GTD) ist eigentlich zweierlei: eine Produktivitätsmethode und ein Bestseller-Buch des Autors und Produktivitätsberaters David Allen. Es gibt es schon seit langer Zeit und es ist eine Heftklammer von Produktivitätsbegeisterten überall - auch hier bei Goldavelez.com. Trotzdem haben wir noch nie gründlich darüber nachgedacht, was es ist und wie Sie dafür sorgen können, dass es für Sie funktioniert. Und da wir uns kürzlich mit einigen Grundlagen des Life-Hacking für neue Leser unserer 101-Serie befasst haben, fanden wir, dass es sich lohnt, sie zu überdenken.

Einfach ausgedrückt ist GTD eine Methode, um Ihre Aufgaben, Prioritäten und Ihren Zeitplan so zu organisieren, dass sie alle überschaubar sind. Einer der größten Vorteile von GTD besteht darin, dass Sie auf einfache Weise sehen können, was auf Ihrem Teller liegt, und auswählen können, woran Sie als Nächstes arbeiten möchten. Es hat auch einen starken Schwerpunkt darauf, Ihre Aufgaben aus dem Kopf zu bekommen und in ein System zu integrieren, auf das Sie sich beziehen können. Dadurch werden Sie von geistigen Ablenkungen entlastet, die Sie davon abhalten, effizient zu arbeiten.

Das hört sich alles gut an, aber GTD hat auch den Ruf, kompliziert zu sein. Es muss nicht sein, aber ein Teil des Grundes, warum es sich diesen Ruf verdient, ist, dass es keinen starren, "richtigen" Weg gibt, es zu praktizieren. Es gibt Zeilen, in denen man bleiben kann, aber es gibt kein Regelbuch der Art "Mach das, dann mach das, und gib diese in diese Kategorie". Es gibt keine bevorzugte App, die Sie verwenden oder kaufen können, damit sie funktioniert. Ein Teil dieser Unbestimmtheit macht es einfach, sie neu zu mischen und zu personalisieren, um sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen, aber es macht es auch schwierig, sich ihnen zu nähern. In diesem Beitrag werden wir Sie durch die Grundprinzipien von GTD aus der Perspektive eines Anfängers führen und einige Tipps anbieten, die Ihnen dabei helfen, ein vereinfachtes, zugänglicheres Formular auf Ihren hektischen Zeitplan und Ihre überfüllte Aufgabenliste anzuwenden.

Die fünf "Säulen" von GTD

GTD ist ein Organisationssystem. Es gibt keine Regeln dafür, wie Sie Ihre Arbeit tatsächlich erledigen. Stattdessen konzentriert es sich darauf, wie Sie die zu erledigende Arbeit erfassen, organisieren und auswählen, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Im Kern steht GTD auf fünf "Säulen" oder Schritten, um organisiert zu werden und zu bleiben:

  1. Erfasse alles. Ihre Aufgaben, Ihre Ideen, Ihre wiederkehrenden Aufgaben, alles. Legen Sie es in ein Notizbuch, eine Aufgaben-App, einen Planer, was auch immer Sie verwenden möchten, um sich zu organisieren. GTD sagt nicht, dass Sie ein bestimmtes Tool verwenden sollen, aber was auch immer Sie verwenden, muss in Ihren normalen Ablauf passen. Die Hürde für die Verwendung sollte so gering sein, dass Sie nie einen Grund haben zu sagen: "Ich werde es später zu meiner Liste hinzufügen." Sie möchten alles erfassen, sobald es passiert, damit Sie nicht erneut darüber nachdenken müssen, bis es Zeit ist, es zu tun.
  2. Klären Sie die Dinge, die Sie tun müssen. Schreiben Sie nicht einfach "Urlaub planen" auf, sondern teilen Sie es in umsetzbare Schritte auf, damit Sie die Aufgabe problemlos erledigen können. Wenn Sie sofort etwas erledigen können und Zeit haben, erledigen Sie es. Wenn Sie etwas delegieren können, delegieren Sie es. Hier ist ein hilfreiches Video, in dem David Allen erklärt, wie Sie Ihre Aufgaben klären können, sodass sie nicht mehr Zeit benötigen, um herauszufinden, was Sie gemeint haben, als um tatsächlich das zu tun, was Sie tun wollten.
  3. Ordnen Sie diese umsetzbaren Elemente nach Kategorie und Priorität. Weisen Sie Fälligkeitstermine zu, wo Sie können, und legen Sie Erinnerungen fest, damit Sie diese verfolgen können. Achten Sie auch besonders auf die Priorität jedes Artikels. Sie führen momentan keine Aktionen auf Ihrer Liste aus. Sie stellen lediglich sicher, dass sie für später in den richtigen Eimern sind, und Ihre Erinnerungen werden festgelegt. Kurz gesagt, dies ist die beste Zeit für Ihre Aufgabenliste, Ihren Posteingang und Ihren Kalender.
  4. Denken Sie über Ihre To -Do-Liste nach. Schauen Sie sich zuerst Ihre Aufgaben an, um zu sehen, wie Ihre nächste Aktion aussehen soll. Hier zahlt sich der Klärungsschritt aus, denn Sie sollten in der Lage sein, sofort etwas auszuwählen, für das Sie die Zeit und die Energie haben. Wenn Sie etwas sehen, das so vage ist, dass Sie wissen, dass Sie es nicht einfach aufnehmen und damit rennen können, brechen Sie es auf. Zweitens sollten Sie Ihre Aufgabenliste in regelmäßigen Abständen eingehend prüfen, um festzustellen, wo Sie Fortschritte erzielen, wo Sie Ihre Prioritäten anpassen müssen, und um festzustellen, wie das System für Sie funktioniert.
  5. Engagieren Sie sich und machen Sie sich an die Arbeit. Wählen Sie Ihre nächste Aktion und legen Sie los. Ihr System ist so eingerichtet, dass es Ihnen leicht fällt, dies herauszufinden. Ihre Aufgaben sind nach Priorität geordnet und in Kategorien unterteilt. Sie wissen, woran Sie arbeiten müssen und wann. Sie sind in handliche, mundgerechte Stücke unterteilt, die leicht zu starten sind. Es ist Zeit, sich an die Arbeit zu machen.

Das sind die Grundprinzipien von GTD. GTD bietet Ihnen im Kern die Möglichkeit, alles, woran Sie sich erinnern müssen, aus Ihrem Kopf zu entfernen und in ein System zu integrieren, mit dem Sie sich an sie erinnern, sie organisieren und sie in Teile zerlegen können, mit denen Sie arbeiten können. Auf diese Weise sollte beim nächsten Blick auf Ihre To-Do-Liste keine Unklarheit darüber bestehen, welche Aufgaben Sie erledigen müssen oder was am wichtigsten ist. Sie können weniger Zeit damit verbringen, sich Gedanken darüber zu machen, was zu tun und wie zu arbeiten ist, und mehr Zeit damit, tatsächlich zu arbeiten.

Erste Schritte mit GTD

Nachdem Sie die Grundvoraussetzung von GTD verstanden haben, ist der Einstieg ganz einfach. In der Tat ist es wahrscheinlich, dass viele der Grundpfeiler von GTD bereits Teil Ihres Workflows sind. Vielleicht haben Sie bereits eine Aufgaben-App oder ein regelmäßiges Treffen mit Ihrem Chef, um die Prioritäten zu besprechen. Es mag entmutigend erscheinen - oder Sie verbringen mehr Zeit damit, sich mit etwas wie GTD zu organisieren, als Sie tatsächlich mit Ihrer Arbeit zu tun haben -, aber es muss nicht so sein. Hier erfahren Sie, wie Sie anfangen können.

Zunächst benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie alle Ihre Ideen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten erfassen und organisieren können - alles, woran Sie sich erinnern müssen. Wahrscheinlich haben Sie bereits eine Lieblings-Aufgabenlisten-App, ein Journal und einen Planer, mit denen Sie die Übersicht behalten. Wenn nicht, suchen Sie nach einem, der zu Ihrem Flow passt. Wenn der Chef Sie mit einer neuen Aufgabe überrascht, während Sie an etwas anderem arbeiten, möchten Sie ein Tool, mit dem Sie diese Aufgabe so schnell wie möglich aus dem Kopf bekommen und in Ihr System integrieren können. Auf diese Weise müssen Sie nicht darüber nachdenken oder versuchen, sich später daran zu erinnern. Wenn Ihre aktuelle Aufgaben-App Ihnen diese Freiheit nicht bietet, finden Sie eine, die dies tut, selbst wenn es sich um Haftnotizen oder ein Whiteboard handelt.

Als nächstes - und das ist das, was die meisten von uns jetzt nicht tun - nehmen Sie sich jede Woche oder zu Beginn jedes Tages ein wenig Zeit, um sich wirklich mit Ihren Aufgaben in Verbindung zu setzen. Schließlich gibt es keinen schnelleren Weg, um Zeit für die Arbeit zu verschwenden, als blind zu arbeiten, ohne über das große Ganze nachzudenken, oder was Sie sonst noch tun müssen, das ist dringlicher. Stellen Sie sicher, dass diese Aufgaben auf bestimmte Aufgaben verteilt sind, mit denen Sie sie ausführen können, wann immer Sie Zeit dazu haben. Stellen Sie sicher, dass sie auch nach Priorität geordnet sind, damit Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, herauszufinden, woran Sie am wichtigsten arbeiten müssen. Wenn Sie fertig sind, sollten Ihre Aufgaben leicht zu scannen sein, und Sie können schnell erkennen, was am wichtigsten ist, was am meisten oder am wenigsten Zeit in Anspruch nimmt und was Sie als Nächstes (und danach) erledigen sollten, und danach.)

Wie Sie diese Aufgaben organisieren, liegt bei Ihnen, aber denken Sie daran, hacken Sie Ihre Methode nicht zu stark. Es sind die kleinen Dinge, die es schaffen, und wenn Ihre To-Do-Liste mit Kategorien, unterschiedlichen Prioritäten und allen möglichen Bezeichnungen, Flags und Funktionen überfüllt ist, ist es an der Zeit, zu Punkt eins zurückzukehren und zu vereinfachen. Persönlich verbringe ich jeden Morgen ungefähr fünf Minuten damit, sicherzustellen, dass alles auf meiner To-Do-Liste alles widerspiegelt, was ich an diesem Tag tun muss, und alles, was groß oder vage ist, hat genug Klarheit, dass ich damit umgehen kann. Dann gebe ich mir einmal in der Woche eine halbe bis eine Stunde Zeit für einen wöchentlichen Rückblick, um einen tieferen Tauchgang zu machen, um sicherzustellen, dass ich alles verfolge, was ich beabsichtigt habe, aber vernachlässigt habe, und füge noch weitere Ideen hinzu auf meine To-Do-Liste setzen, delegieren, was ich kann, ein wenig Brainstorming machen und Prioritäten verschieben, wenn ich muss.

Finden Sie ein GTD-freundliches System, das für Sie funktioniert

Sie könnten denken, dass David Allen selbst einen teuren Planer oder eine Fülle von To-Do-Apps verwendet, um das zu tun, was er tut. Tut er nicht Eigentlich benutzt er nur Papier. Tatsächlich hat sein Arbeitsbereich immer Notizblöcke in der Nähe, sodass er Ideen und Aufgaben schnell aufschreiben und aus dem Kopf bekommen kann.

Wenn Sie auch den Papieransatz mögen, ist das zuvor erwähnte Bullet Journal-System sehr GTD-freundlich, da es Sie dazu anregt, Ihre Aufgaben zu überprüfen und Prioritäten zu setzen, und es erleichtert Ihnen, neue Aufgaben zu Ihrer Liste hinzuzufügen . Es fügt mehr Struktur hinzu, als GTD erfordert, aber das kann für Sie funktionieren.

Wenn Sie den App-zentrierten Ansatz bevorzugen, haben Sie viele Optionen. Evernote ist eine beliebte Wahl, und wir haben in der Vergangenheit erwähnt, wie Sie es GTD-freundlich gestalten können, zusammen mit einigen Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Wenn Sie Springpad bevorzugen, lässt es sich auch leicht in einen GTD-freundlichen Organizer einmassieren. Microsoft OneNote ist ebenso leistungsstark und GTD-freundlich. Alle drei eignen sich hervorragend für GTD, auch wenn sie etwas schwerfällig und funktionsreich sind.

Sie müssen keine Mehrzweck-Apps wie Evernote oder OneNote for GTD verwenden, wenn Sie dies nicht möchten. Sogar einfache Apps wie GQueues, Doit.im und sogar Apples eigene Reminders-App, die gut in die Form passen. Tatsächlich funktioniert jede To-Do-App oder jedes Notizentool, mit dem Sie auch die zu erledigenden Aufgaben organisieren, priorisieren und überprüfen können, einwandfrei. Das heißt, einige machen es einfacher als andere, und einige sind mit GTD konzipiert. Achten Sie darauf, wenn Sie suchen.

Denken Sie daran, dies ist nur eine Philosophie

GTD hat viel zu bieten, aber vergessen wir nicht: Es ist nur eine Philosophie. Es ist nicht jedermanns Sache und möglicherweise nicht das beste Produktivitätssystem für Sie. Es gibt viele Produktivitätssysteme und -methoden, und während einige Leute GTD wie die Bibel verehren, ist es nur ein sehr beliebtes System von vielen. Die beste Möglichkeit, es zu verwenden, besteht darin, es in ein System einzumassieren, das für die jeweiligen Bedürfnisse am besten geeignet ist und nicht alle Regeln strikt einhält. Es liegt im Sterben, neu gemischt und angepasst zu werden.

Wenn Ihre Aufgaben beispielsweise in Form von E-Mails vorliegen, sollte Ihr Posteingang Teil Ihres Systems sein. Das Sauberhalten Ihres Posteingangs - oder zumindest das Organisieren - ist Teil der obigen Schritte "Erfassen" und "Organisieren". Dieser Google Mail-Workflow hat unserer eigenen Melanie Pinola geholfen, ihren Posteingang in den Griff zu bekommen, und ich schwöre immer noch auf Gina Trapanis "Trusted Trio" für E-Mail-Ordner, nicht weil dadurch mein Posteingang sauber aussieht, sondern weil es Erfassung und Klärung in einem vereint. Wenn Sie Student sind, spricht Sie dieser hochschulfreundliche Workflow möglicherweise an, da er sowohl zeitkritische (Aufgaben, Papiere, Prüfungen) als auch kontextspezifische (Lernen, Organisieren von Notizen, Nachforschungen) Elemente umfasst. Was auch immer Sie tun, stellen Sie sicher, dass es für Sie funktioniert und dass es funktioniert. Lassen Sie sich nicht um der Produktivität willen von der Produktivität einfangen.

Zusätzliche Lektüre

Inzwischen haben Sie die Tools, um mit GTD zu beginnen und es für Sie arbeiten zu lassen. Wir haben wirklich nur die Oberfläche zerkratzt, und das aktuelle Buch bietet spezifischere Tipps und Beispiele, die Sie auf Ihre spezifischen Bedürfnisse anwenden können. Wenn Sie nach weiteren Ressourcen suchen, finden Sie hier eine kurze Liste von Artikeln, die es wert sind, gelesen zu werden:

  • Vereinfachte GTD üben
  • GTD Zeiten
  • Häufig gestellte Fragen zu Zen-Gewohnheiten
  • 43 Erste Schritte mit dem GTD-Handbuch für Ordner
  • GTD-Toolbox von Mashable
  • Unsere GTD-Tagpage

Denken Sie daran, dass das Ziel von GTD darin besteht, ein wenig Zeit für die Organisation aufzuwenden, um eine hohe Amortisation der Zeit zu erzielen, die Sie für unnötige, unproduktive Arbeit aufgewendet hätten. Für Ihre Bemühungen sind Sie organisierter und entspannter, da Sie sich nie mehr Gedanken darüber machen müssen, was als Nächstes zu tun ist, wie es zu tun ist und wann Sie Zeit haben - das übernimmt Ihr System für Sie. Das Endergebnis ist, dass Sie mehr mit Ihrer Arbeit im Einklang sind und sich mehr mit Ihrem Leben beschäftigen.