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Dinge erledigen, zehn Jahre später

Man hört nicht mehr viele Leute über das Produktivitätssystem sprechen. Es ist nicht so farbenfroh oder insta-freundlich wie das Bullet Journal, und obwohl verschiedene Apps behauptet haben, mit GTD zu arbeiten, sind sie alle etwas zu kurz gekommen - weil GTD im Kern analog ist. Es ist ein System, das funktioniert, wenn Sie lassen Gmail Ihre E-Mails automatisch in Kategorien sortieren oder eine App Ihre Dokumente scannen, um Aufgaben oder Kalendereinträge abzurufen, da der springende Punkt von GTD darin besteht, dass Sie jede Aufgabe, Verantwortung oder jedes Anliegen aktiv nachverfolgen und sammeln (auch bekannt als "Open Loop"). Sie müssen jede E-Mail überprüfen und jeden Termin aufschreiben, denn wenn Sie sich Sorgen machen, ob eine App die automatische Planung versäumt hat, ist dies eine offene Schleife, die Speicherplatz in Ihrem Kopf beansprucht und verhindert, dass Sie etwas anderes erledigen.

Ich habe die letzten zehn Jahre damit verbracht, diese Schleifen zu beseitigen. Verarbeitung meiner eigenen E-Mail. Ich plane meinen eigenen Kalender. Meine eigenen Aufgaben aufschreiben. Ich verwende Apps (Kalender, Fitness, Bank), um all diese Informationen zu verwalten, vertraue den Erfassungsteil jedoch nur mir selbst an.

Das alles zu tun - GTD zu üben - hat mein Gehirn verändert. Ich kann nicht mehr an etwas denken, ohne es automatisch in seine Bestandteile zu zerlegen, die einzelnen Aktionen, die abgeschlossen sein müssen, bevor das Ding selbst ist. Ich kann mir keinen Montag ohne einen wöchentlichen Rückblick oder eine offene Schleife vorstellen, die ich länger im Kopf sitzen lasse, als ich für mein Ubiquitous Capture Device benötige.

Ich halte es jedoch nicht mehr für ein allgegenwärtiges Erfassungsgerät. Es ist nur mein Notizbuch.

Vieles, was David Allen in seinem Werk von 2001 schrieb, ist nicht mehr aktuell. (Früher hat er den Leuten geraten, eine separate Liste der nächsten Aktionen zu erstellen, die sie nur ausführen konnten, wenn sie sich neben einem Telefon befanden.) Es gibt eine überarbeitete Ausgabe von 2015, die ich noch nicht gelesen habe. Ich gehe davon aus, dass sie sich mit der Verarbeitung von Texten und dem Scannen befassen Twitter-Feeds sind wahrscheinlich bereits veraltet, da sie keine Tipps zum Erfassen von Open Loops von Slack enthalten.

Aber ich muss es nicht lesen, weil ich schon ... verwandelt bin. Umverdrahtet. Optimiert für stressfreie Produktivität und bereit, Dinge zu erledigen.

Wie die Dinge mein Leben veränderten

Ich kann mich nicht erinnern, ob ich vor oder nach der Entdeckung von Merlin Manns 43 Folders Gina Trapanis Goldavelez.com-Beitrag über "vereinfachte GTD" gelesen habe, aber viele Leute sprachen bereits 2007 über GTD, und seit ich gerade bei der angefangen hatte Ich war bereit für den ersten Bürojob, bei dem ich Aufgaben übernehmen musste, die über das „Annehmen des Telefons“ hinausgingen. (Ich hatte Aufgaben auf Papierfetzen geschrieben, Gegenstände abgestrichen und am nächsten Morgen neu geschrieben.) Ich sagte meinem Chef, dass ich dieses Produktivitätsbuch lesen wollte, und ging dann zu den Grenzen über die Straße von mein Büro und kaufte es.

Das Ganze passte wie eine Melodie in mein Gehirn. sofort unvergesslich, jedes Stück fließt in das nächste. Ich öffnete eine Tabelle und begann, jede noch nicht abgeschlossene Aufgabe zu katalogisieren. Unterhalb der Zellen fügte ich neue Zeilen hinzu, um die offenen Schleifen in einzelne nächste Aktionen aufzuteilen. Ich ging in den Vorratsschrank, um etwas zu finden, das als dedizierter Posteingang für Zettel und andere physische Gegenstände dienen konnte, die zu Aufgaben und Aktionen verarbeitet werden mussten. Ich fragte meinen Chef, ob ich im Büro 43 Ordner und eine Hängemappe kaufen dürfe, in der ich sie aufbewahren kann.

Ich bin mir sehr sicher, dass ich danach der GTD Dork des Büros geworden bin. Ich habe proselytisiert. Ich habe meine Mitarbeiter dazu gebracht, das Buch zu lesen, und ich habe sogar einige davon überzeugt, an einem Online-Webinar mitzuwirken. (Er teilte versehentlich einen Bildschirm, auf dem einige seiner persönlicheren nächsten Aktionen zu sehen waren. Es war komisch.) Ich fragte die Personalabteilung, ob der Besuch eines der großen GTD-Seminare, wie sie in Ballsälen von Hotels abgehalten werden, als berufliche Weiterentwicklung gelten würde.

Aber ich habe eine Menge Dinge erledigt. Ich wurde als die Person bekannt, die mehrere Projekte ausbalancieren konnte, ohne eine Frist zu verpassen. Ich schrieb jede Verantwortung auf, zerlegte sie in ihre einzelnen Handlungen und überprüfte alle meine herausragenden Handlungen einmal pro Woche. Ich habe auch den Teil von GTD gemacht, der im Verborgenen der schwierigste ist. die, die GTD von einem Tabellenkalkulationssystem zu einem Produktivitätssystem macht:

GTD funktioniert, weil Sie alle Ihre noch ausstehenden Aufgaben an einem Ort erledigen können. Sie müssen nicht den Kopf zerbrechen und überlegen, ob Sie Toilettenpapier besorgen müssen, dass Sie es nicht vergessen sollten, weil es zusammen mit dem Entwurf oder der E-Mail an Melissa über die Rechnung oder was auch immer Sie sonst noch tun müssen, aufgeschrieben ist. (Ja, Sie können Ihre Liste in Kategorien unterteilen, wenn Sie nicht möchten, dass "Toilettenpapier" in Ihre Arbeitsprodukte eingemischt wird.) Dies war der große Spielwechsler für mich; die Idee, dass ich schreiben könnte, es in seine einzelnen Aktionen aufteilen und alle diese Aktionen in das gleiche Dokument setzen könnte.

GTD funktioniert auch, weil Sie die Möglichkeit haben, Ihre Aufgaben- und Aktionsliste schnell zu scannen - buchstäblich die Aufgabenliste Ihres gesamten Lebens - und eine Aktion auszuwählen, die Sie ausführen möchten. Aber du musst es auch vervollständigen. Sobald Sie fertig sind, müssen Sie etwas anderes erledigen.

Wie GTD mit anderen Produktivitäts-Apps und -Systemen mithalten kann

Ich habe seit dem Start von GTD eine Reihe von Produktivitäts-Apps und -Systemen ausprobiert. Ich habe Remember the Milk mehr als einmal heruntergeladen und gelöscht. Es war gut, aber ich konnte Aufgaben in meiner Tabelle viel schneller nachverfolgen und organisieren.

Eine Weile habe ich versucht, Projekte in ein Kanban-Diagramm zu verschieben, und während es Spaß machte, Haftnotizen zu verschieben, habe ich nur Daten neu erstellt, die ich bereits in meiner Master-GTD-Liste hatte - und ich brauchte keine zwei Listen. (Wenn Sie zwei Listen haben, können Sie eine aktualisieren und vergessen, die andere zu aktualisieren. Wenn Sie Zeit damit verbringen, sich Sorgen zu machen, ob Ihr System korrekt ist, verbringen Sie Zeit damit, nichts anderes zu tun.)

Es gab einen Zeitraum, in dem ich keine Tabellenkalkulation geführt und alles an Basecamp übertragen habe, weil ich genau die Funktionen hatte, die ich brauchte. Ich wollte eine einzige Liste der nächsten Aktionen führen, die ich in Kategorien unterteilen konnte. Ich wollte nicht, dass die App in meinem Namen etwas vorschlägt, berät oder organisiert.

Aber diese alte Version von Basecamp synchronisierte sich nicht mehr mit meinem Telefon, was bedeutete, dass ich ihr nicht mehr vertrauen konnte - und die neue Version von Basecamp bietet weitaus mehr Funktionen als ich brauche.

Also behalte ich meine Tabelle. Es sieht ganz anders aus als zu Beginn meiner GTD-Nutzung, funktioniert aber. Manchmal denke ich daran, auf ein Bullet Journal umzusteigen - ich liebe farbige Markierungen -, aber dann erinnere ich mich, dass Papier zerknittert und in Kartons geschoben wird und mein Tabellenkalkulationssystem genau aufzeichnet, was ich erledigt habe und was ich aufziehen kann und Referenz, wann immer ich muss.

Wie sich meine GTD-Praxis verändert hat

Ich übe GTD seit ungefähr zehn Jahren. Ich schreibe immer noch alles auf, auch wenn es eine Aufgabe ist, die ich vorhabe, sobald ich aus dem Bett komme und in mein Büro zu Hause gehe. (Wir alle wissen, dass das Betreten einer Tür dazu führt, dass wir Dinge vergessen, oder?)

Ich habe auch noch einen dedizierten Posteingang für E-Mails, gelegentliche Papierdokumente und zufällige Dinge, die irgendwo hin müssen, bis ich herausgefunden habe, was ich damit anfangen soll. Ich habe 2012 aufgehört, einen Tickler-Ordner zu verwenden. Google Kalender konnte die meisten Erinnerungen verarbeiten, und es war nicht genügend Papier vorhanden, um ein System mit 43 Ordnern zu verwalten.

Freitags machte ich wöchentliche Reviews, um über die Woche nachzudenken, die ich gerade beendet hatte. Jetzt mache ich sie montags, um die kommende Woche zu planen.

Ich sortiere meine nächsten Aktionen auch nach Datum - z. B. "Hier ist, was ich am Dienstag machen möchte" - anstatt sie alle in dieselbe Liste aufzunehmen. Ich habe eine Tabelle, die ich als Kalender organisiert habe, und jeden Tag gibt es eine Liste mit beruflichen und persönlichen Aufgaben, die ich abhake, wenn ich sie erledige. Wenn ich Elemente in dieser Tabelle verarbeite, teile ich sie nicht nur in ihre einzelnen Aktionen auf, sondern entscheide auch, an welchem ​​Tag sie ausgeführt werden.

Ich führe immer noch eine separate Liste von Someday / Maybe-Aktionen auf einem alten Basecamp-Konto, die ich noch nicht losgelassen habe - sie enthält eine Aufzeichnung von so vielen erledigten Aufgaben! -, obwohl die Someday / Maybe-Liste größtenteils tot ist. GTD hat mein eines Tages gemacht; Ich habe so viel erreicht, indem ich sagte: „Okay, ich möchte das erledigen. Wie - und wann - mache ich das? "

Und dann mache ich es. Das ist der schwierigste Teil, Dinge zu erledigen. Der Rest ist wirklich gut, um Notizen zu machen.