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12+ Tipps und Tricks für eine schnellere Arbeit in Microsoft Outlook

Ich mag es oder hasse es, Microsoft Outlook ist immer noch der De-facto-E-Mail-Client in vielen Büros. Es ist schon eine Weile her, dass wir uns mit dem guten alten Outlook befasst haben. Hier sind einige unserer Lieblingstricks, die es sich zu überdenken lohnt, um Ihre Produktivität in diesem umfassenden E-Mail-, Kalender-, Aufgaben- und Notizprogramm zu steigern.

Die Anweisungen und Details in diesem Beitrag basieren auf Outlook 2010, sollten jedoch mit früheren und späteren Versionen von Outlook funktionieren, sofern nicht anders angegeben.

Allgemeine Verknüpfungen

Die folgenden Verknüpfungen funktionieren im gesamten Programm, sodass Sie mehr erledigen können, unabhängig davon, ob Sie E-Mails lesen oder Ihrem Kalender Besprechungsereignisse hinzufügen.

1. Lernen Sie die Tastaturkürzel von Outlook kennen. Wie Microsoft Word, Excel und andere Office-Apps verfügt Outlook über einzigartige Tastaturkürzel, sodass Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, die Maus zu bewegen oder Menüs zu durchforsten. Lernen Sie die, die Sie am häufigsten verwenden, und beschleunigen Sie Ihre Outlook-Aufgaben. MakeUseOf verfügt über eine praktische Übersicht über Outlook-Tastaturkürzel, die Sie herunterladen oder ausdrucken können. Zu den nützlichsten:

  • Strg + R : Antwort auf E-Mail
  • Alt + R : Allen per E-Mail antworten oder zur Kalenderansicht der Arbeitswoche wechseln
  • Alt + W : E-Mail weiterleiten oder zur Wochenansicht wechseln
  • Strg + M : F9, um alle zu senden / empfangen
  • Alt + S : E-Mail senden
  • Strg + G : Öffnet das Dialogfeld "Gehe zu Datum", um zu einem beliebigen Datum im Kalender zu springen

Sie können im Navigationsbereich auch zwischen E-Mail, Kalender, Kontakten und anderen Elementen wechseln, indem Sie Strg + [die Ortsnummer des Elements] drücken, z.

2. Nutzen Sie die Quick Steps von Outlook. Für Unbekannte ist Quick Steps die Killer-Funktion, die Microsoft mit Outlook 2010 eingeführt hat. Sie sind Verknüpfungen zu allen denkbaren mehrstufigen Aktionen, z. B. das Verschieben von E-Mails in einen bestimmten Ordner und das Markieren als gelesen oder Weiterleiten einer E-Mail an Ihren Team und es zur gleichen Zeit markieren. Sie können sich wiederholende Aufgaben in kurzer Zeit erledigen und eigene Quick Step-Aktionen erstellen.

3. Erstellen Sie ein neues Objekt aus Ihrer Zwischenablage. Hutspitze an Kollegen Goldavelez.com Walter Glenn für diesen Tipp (und andere in diesem Stück):

Kopieren Sie einen beliebigen Text in Ihre Zwischenablage und drücken Sie in Outlook Strg-V. Outlook erstellt eine neue Nachricht (oder eine Notiz oder ein beliebiges Element, je nachdem, welchen Ordner Sie gerade anzeigen) mit dem bereits eingefügten Text.

Anstatt also ein neues Element in Outlook zu erstellen und anschließend Text zu kopieren und einzufügen, müssen Sie beide Schritte gleichzeitig ausführen.

E-Mail-Verknüpfungen

Auch wenn Google Mail und andere Webmail-Dienste durchaus in der Lage sind, ist Outlook kein Problem, wenn es darum geht, Ihren Posteingang nach Ihren Bedürfnissen zu sortieren, zu filtern, zu kategorisieren und auf andere Weise zu ordnen.

4. Beschränken Sie Desktop-Benachrichtigungen nur auf die wichtigsten E-Mails. Es ist furchtbar ablenkend, ständig zu hören, dass du Post hast! Sie möchten jedoch weiterhin über die wichtigsten Warnungen informiert werden. Legen Sie in Outlook Desktopbenachrichtigungen nur für diese VIP-Nachrichten fest. Das kanadische Anwaltsmagazin Slaw bietet eine ausführliche Anleitung dazu. Im Wesentlichen werden Sie jedoch zuerst alle Desktop-Benachrichtigungen unter den E-Mail-Optionen deaktivieren und dann eine Outlook-Regel erstellen, um Benachrichtigungen für Nachrichten von bestimmten Personen anzuzeigen, die nur an Sie gesendet wurden. Zum Beispiel:

5. Nachrichten schnell kennzeichnen. Wenn Sie eine oder zwei Nachrichten ausgewählt haben, drücken Sie einfach die Einfügetaste, um die Markierung zu aktivieren oder als erledigt zu markieren.

6. Holen Sie sich E-Mails, die nicht direkt an Sie gesendet wurden, aus Ihrem Posteingang. In einem alten Post (der sich immer noch lohnt, wenn Sie Outlook verwenden) beschreibt Scott Hanselman seine GTD-Organisationsmethode für Outlook. Einer der besten Tipps ist, einen speziellen Ordner "Posteingang - CC" zu verwenden, um alle E-Mails zu sammeln, die nicht direkt an Sie gesendet wurden. Auf diese Weise konzentriert sich der Posteingang nur auf die wichtigsten E-Mails. Um dies einzurichten, gehen Sie zu Regeln> Neue Regeln…. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Erweiterte Optionen". Wählen Sie im Regel-Assistenten "Mein Name steht nicht im Feld An" und dann im nächsten Bildschirm "In den angegebenen Ordner verschieben". (Alternativ können Sie einen VIP-E-Mail-Ordner einrichten und "E-Mails, die nur an mich gesendet wurden" in diesen speziellen Ordner verschieben.)

7. Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen, um niemals dieselbe E-Mail zweimal zu schreiben. Hast du es satt, wie eine kaputte Platte zu klingen? Speichern Sie für E-Mails, die Sie häufig senden, z. B. Informationsanfragen oder Erinnerungen an fällige Rechnungen, die E-Mail als Vorlage über Datei> Speichern unter ...> Outlook-Vorlage. Um die Vorlage zu verwenden, gehen Sie zu Neue Elemente> Formular auswählen und suchen Sie in Ihren "Benutzervorlagen im Dateisystem" nach der von Ihnen gespeicherten Vorlage. Oder doppelklicken Sie noch schneller im Windows Explorer auf die OFT-Datei, um eine neue Nachricht aus dieser Vorlage zu erstellen. Sie können auch die Texterweiterung verwenden, um dies programmübergreifend auf Ihrem Computer zu erreichen.

8. Erstellen Sie Suchordner für Ihre wichtigsten E-Mails. Auf welche E-Mails wird am häufigsten zugegriffen? Vielleicht sind es E-Mails von Ihrem Chef oder bestimmten Betreffs (wo ist der TPS-Bericht jetzt?). Speichern Sie für jede Suche, die Sie häufig durchführen, die Suche für den Schnellzugriff. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf "Suchordner", wählen Sie "Neuer Suchordner" und verwenden Sie dann entweder die Assistenten oder passen Sie die Suche manuell an Ihre Anforderungen an.

9. Speichern Sie E-Mails schnell als Dateien. Wenn Sie bestimmte E-Mails für die Nachwelt speichern möchten, stehen Ihnen einige Methoden zur Verfügung. Während Sie jede E-Mail über das Menü Datei> Speichern unter ... (Optionen: Text, HTML, Outlook-Nachrichtenformat oder .msg, HTML, .mht) einzeln speichern können, können Sie E-Mails viel schneller speichern, indem Sie sie auf den Desktop oder ziehen Windows Explorer. Dadurch werden sie im proprietären MSG-Format von Outlook mit dem Betreff als Dateinamen gespeichert.

Sie können auch VBA-Skripte wie dieses und diese verwenden, um E-Mails automatisch (oder halbautomatisch) als einzelne Nachrichten auf Ihrer lokalen Festplatte zu speichern und sie von der .PST- oder .OST-Datei zu befreien, in der Outlook sie aufbewahrt.

Aufgaben, Kalender, Notizen und Journal

Outlook ist nicht nur ein E-Mail-Client. Es ist ein vollwertiger Personal Information Manager. Alles an einem Ort zu haben hat seine Vorteile, aber es gibt immer noch Möglichkeiten, all diese Funktionen effektiver zu nutzen.

10. Gruppieren Sie Aufgaben nach benutzerdefinierter Priorität. Wenn Sie Outlook auch als Aufgaben-Manager verwenden möchten, schlägt JD Meier von MSDN diese Organisationsstruktur vor: Fügen Sie zusätzlich zum Hinzufügen eines Startdatums zu jeder Ihrer Aufgaben ein benutzerdefiniertes Prioritätsfeld hinzu (z. B. P0, P1 und P2). . Anschließend können Sie Ihre Aufgaben nach diesem benutzerdefinierten Feld gruppieren, sodass Sie auf einen Blick sehen, welche zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden müssen. Zum Beispiel:

Diese Methode eignet sich möglicherweise auch gut für Produktivitätstechniken wie das Bearbeiten von Aufgaben in Stapeln, z. B. das produktive Arbeiten mit Workstation Popcorn von zu Hause aus, oder wenn Sie Ihre Aufgaben nach dem Zeitaufwand organisieren möchten.

11. Verwenden Sie die natürliche Sprache, um ein Kalenderereignis zu erstellen. Verschwenden Sie keine Zeit damit, durch die monatliche Datumsauswahl zu blättern, um das genaue Datum für einen Termin oder eine Besprechung zu finden. Geben Sie im Datumsfeld natürlich "Unabhängigkeitstag", "drei Tage ab morgen" usw. ein.

12. Speichern Sie Outlook-Notizen, -Ereignisse und andere Elemente für den Schnellzugriff auf dem Desktop. Es sind nicht nur E-Mails, die Sie außerhalb von Outlook auf Ihrem Computer speichern können: Kalenderereignisse, Notizen, Kontakte und alles andere können als einzelne Elemente auf den Desktop oder einen Windows-Ordner gezogen werden, um später schnell darauf zugreifen zu können. Doppelklicken Sie auf das Element - auch wenn Outlook nicht geöffnet ist - und es wird sofort in Outlook geöffnet.

Bonus (für Outlook 2010 und früher): Verwenden Sie Outlook als automatisches Zeiterfassungstool. Diese Version ist in Office 2013 veraltet. Wenn Sie jedoch über eine frühere Version von Outlook verfügen, können Sie das Journal verwenden, um Ihre Aufgaben, die Uhrzeit, die Verwendung von Office-Dokumenten usw. automatisch zu protokollieren. Sie müssen auf die Schaltfläche "Mehr" im linken Navigationsbereich klicken, um das Journalsymbol zu finden, und dann das Journal aktivieren, um Nachrichten von bestimmten Kontakten, Besprechungsanfragen und den Zeitaufwand in anderen Office-Programmen zu verfolgen.

Sie sehen dann eine Zeitleiste und ein detailliertes Protokoll all dieser Ereignisse. Dies ist ideal für diejenigen unter uns, die Stundenzettel führen, Kunden abrechnen oder einfach nur ihre Erinnerungen darüber aufschreiben möchten, wo die Zeit wirklich hingegangen ist.

Dies alles zerkratzt nur die Oberfläche der Funktionen von Outlook. Mit zahlreichen Optionen und Funktionen sowie VBA-Skripten, die Sie selbst installieren oder schreiben können, ist Outlook ein leistungsstarkes Tool für die Organisation Ihres täglichen Lebens. Weitere Tipps und Tricks finden Sie in unserer vorherigen Sammlung von Outlook-Tipps oder teilen Sie Ihre Favoriten hier.